Je bedrijf klaarzetten

Binnenkort neemt de balie de eerste herstelling aan in Tembo. Hoeve De Linde brengt een tractor binnen voor onderhoud. De technieker zal uren registreren en een filter gebruiken; het kantoor moet daar daarna een correcte factuur van kunnen maken.

Daarvoor moeten een paar dingen op elkaar aansluiten: de bedrijfsgegevens op de factuur, de medewerker die het werk uitvoert, de klant en zijn machine, en het onderdeel in het rek. Deze gids volgt die voorbereiding in de volgorde waarin je de gegevens nodig hebt.

De beheerder bewaakt de inrichting, de boekhouding controleert facturatie en tarieven, en de balie en werkplaats zorgen dat klanten, machines en onderdelen herkenbaar zijn. Spreek af wie elke stap afwerkt, ook als één persoon meerdere rollen opneemt.

Kies je startpunt

Je begint met een nieuwe omgeving? Volg de hoofdstukken hieronder. Controleer eerst wat al klaarstaat, zodat je bestaande gegevens kunt gebruiken.

Een deel is al ingericht? Begin bij wat nog nodig is voor jullie eerste opdracht:

• Bedrijf en facturatie controleren: samen met Tembo en de boekhouding.
• Werkplekken en medewerkers klaarzetten: locaties, opslagplekken en rechten.
• Tarieven controleren: het juiste tarief voor de eerste herstelling.
• Klant en tractor vastleggen: eerst de gemeenschappelijke gegevens, dan de individuele machine.
• Onderdelen en beginvoorraad klaarzetten: van leveranciersprijslijst naar een getelde voorraad.
• De eerste opdracht doorgeven: controleren of iedereen verder kan.

Het voorbeeld gebruikt de fictieve klant Hoeve De Linde, een tractor (van welk merk dan ook: Tembo is niet aan één merk gebonden) en het fictieve onderdeel FILTER-001 op voorraadlocatie Werkplaats. Gebruik voor je eigen inrichting de echte gegevens en afgesproken tarieven. De beginvoorraad volgt dezelfde inventory-versie als de bestaande voorraadgidsen; laat je beheerder bevestigen dat jouw omgeving die werkwijze gebruikt.

1. Eerst de omgeving en de factuurafzender

Begin met de overdracht van Tembo aan de beheerder: laat bevestigen welke omgeving en toegangen klaarstaan, welke koppelingen zijn ingericht en welke gegevens al zijn overgenomen. Spreek bij een overstap ook af vanaf wanneer nieuwe opdrachten in Tembo worden verwerkt. Zo weet de balie waar ze een opdracht moet vastleggen.

De boekhouding opent vervolgens Instellingen → Factuurinstellingen. Controleer Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, btw-nummer en bankrekeningnummer. Dit zijn de gegevens van jullie bedrijf, de afzender van de latere factuur aan Hoeve De Linde.

Loop daarna Sjabloon Configuratie, Standaard Instellingen en Factuurnummering na. Het logo en de voettekst moeten herkenbaar zijn; betalingsvoorwaarden en betaaltermijn moeten overeenkomen met jullie afspraken. Controleer bij de nummering het Voorbeeld en Volgend Factuurnummer, zodat de eerste factuur aansluit op de afgesproken reeks.

Gebruiken jullie Peppol, controleer dan ook PEPPOL e-Facturering en laat Tembo bevestigen dat de aansluiting voor jullie bedrijf is ingericht. De technische aansluiting hoort bij die voorbereiding; de boekhouding controleert de bedrijfsgegevens en de gekozen verzendwijze.

Klaar wanneer: de beheerder toegang heeft, duidelijk is welke gegevens al aanwezig zijn en de boekhouding de afzender, betaalgegevens en nummering heeft gecontroleerd. Daarmee staat de basis klaar voor de factuur die aan het einde van de eerste herstelling ontstaat.

2. Een plek voor de onderdelen en toegang voor de collega's

De voorraadverantwoordelijke controleert eerst de voorraadlocaties. In ons voorbeeld gebruiken we Werkplaats. Dat is de locatie waarvan Tembo de aantallen bijhoudt. Maak daarna via Magazijn Locaties de opslagplekken binnen die locatie aan: de bakken of vakken waar een collega de onderdelen werkelijk vindt.

Geef het filtervak een herkenbare, unieke code en koppel het aan Werkplaats. Een bakcode helpt iemand naar het juiste rek; de voorraadlocatie bepaalt bij welke vestiging de aantallen horen. Die keuze moet kloppen voordat je artikelen koppelt en de beginvoorraad vastlegt.

→ Meer over opslagplekken en voorraadinstellingen.

Daarna controleert de beheerder de toegang van balie en boekhouding tot het kantoorscherm. Via Personeel → Aanmaken legt hij de medewerkers voor de werkplaats vast, met de passende rol Technieker of Magazijnbeheerder en status Actief.

Onder Instellingen → Technieker Portaal Rechten spreekt hij af wat techniekers mogen doen. Controleer vooral het toevoegen van onderdelen en uren, het aanvullen van beschrijvingen en foto's en het doorgeven van afgewerkt werk. Standaard Rechten gelden voor alle techniekers; met Individuele Rechten kun je daarvan per technieker afwijken.

Klaar wanneer: de locatie en het filtervak bestaan, iedere betrokken collega kan aanmelden en de technieker beschikbaar is om aan een opdracht toe te wijzen. Laat de technieker zelf de toegang proberen voordat de eerste klant binnenkomt.

3. Afspreken wat het werk kost

Nu leggen beheerder en boekhouding de tarieven naast de werkafspraken. Voor Hoeve De Linde gaat het om Standaard werk in de Werkplaats. Werk bij de klant, garantie en verzekering kunnen een ander uurtarief hebben. Controleer die keuzes vooraf, want ze bepalen welk tarief bij de uren wordt voorgesteld.

Voor serviceopdrachturen controleer je Factuurinstellingen → Serviceopdracht Uurtarieven. De opdracht gebruikt het standaardtarief dat bij het servicetype en de werklocatie hoort. Laat Tembo bij de inrichting bevestigen dat deze waarden overeenkomen met jullie afspraken. Controleer bij de eerste tijdregistratie ook het werkelijk gebruikte tarief: een tarief dat al bij een urenregel is vastgelegd, gaat mee naar de factuur.

Gebruiken jullie verplaatsingskosten, open dan Instellingen → Tarieven en controleer het actieve tarief voor Verplaatsing. Neem een rit naar een klant mee in de controle als jullie ook ter plaatse werken.

Klaar wanneer: de boekhouding weet welk uurtarief voor deze herstelling moet verschijnen en eventuele verplaatsingskosten zijn afgesproken en gecontroleerd. In de eerste opdracht controleer je of dat ook werkelijk zo wordt toegepast.

4. Van merk en model naar de tractor van de klant

De balie wil straks één herkenbare tractor kunnen kiezen. Begin daarom bij de gegevens die meerdere machines delen. Controleer onder Instellingen → Merken of het merk van de machine aanwezig is. Elk merk dat jullie verkopen of herstellen kun je hier toevoegen. Controleer daarna onder Instellingen → Machine Types of het passende type actief is, bijvoorbeeld tractor, maaidorser, graafmachine, heftruck of bosmaaier. Maak ontbrekende gegevens aan voordat je ze in een model gebruikt.

Open vervolgens Machine Modellen. Zoek het model van de tractor en controleer het merk en machinetype, of maak het model aan als het ontbreekt. Het model beschrijft de uitvoering die meerdere klanten kunnen hebben; de machine die je hierna vastlegt is het ene exemplaar met zijn eigen serienummer.

Nu zoekt de balie Hoeve De Linde in Klanten. Bestaat de klant al, controleer dan de bestaande gegevens. Anders maak je de klant aan met de juiste contact- en adresgegevens. Laat de boekhouding ook de factuurgegevens, het btw-nummer waar van toepassing en het e-mailadres voor facturen controleren.

Werken jullie met een ingeschakelde Adsolut-koppeling? Gebruik dan waar van toepassing de klantenimport onder Instellingen → Adsolut, voordat je dezelfde klanten handmatig aanmaakt. Controleer na de import de klant en de koppeling. Bij een bestaande Tembo-klant kun je via het Adsolut-blok Koppelen vanuit Adsolut gebruiken.

Pas daarna leg je via Machines → Aanmaken de tractor vast. Selecteer klant, merk en model en neem het serienummer over van de machine. Vul de gekende draaiurenstand in. Controleer het machinetype dat bij het model hoort en pas het alleen aan als dit exemplaar daarvan afwijkt.

Klaar wanneer: de tractor bij Hoeve De Linde terug te vinden is en serienummer, model en draaiuren kloppen. De balie kan nu een opdracht aan de juiste klant én machine koppelen, zodat later duidelijk blijft waarvoor het werk is uitgevoerd.

5. De filter vindbaar en bestelbaar maken

De inkoper controleert eerst of de leverancier bestaat en of de juiste prijsafspraken beschikbaar zijn. Komt FILTER-001 uit een leveranciersprijslijst, importeer dan die lijst en controleer het resultaat voordat iemand hetzelfde onderdeel handmatig aanmaakt.

Een prijslijst kan ontbrekende producten aanmaken en bestaande producten koppelen. Laat de inkoper controleren welke prijsbron geldt en of de verkoopprijs mag worden gesynchroniseerd. Zo gebruiken balie en werkplaats hetzelfde onderdeel met een verklaarbare prijs.

→ Een leveranciersprijslijst importeren en prijsvelden en instellingen controleren.

Zoek daarna FILTER-001 in Producten. Controleer de exacte SKU, omschrijving, verkoopprijs en leverancier bij Sourcing. Ontbreekt het onderdeel ook in de prijslijst, maak het dan met de hand aan volgens de productgids.

→ Een onderdeel aanmaken. Gebruik daarbij het artikelnummer van jullie eigen onderdeel; de gids heeft een afzonderlijk voorbeeld.

De voorraadverantwoordelijke controleert vervolgens of de variant voorraadbeheer gebruikt, aan Werkplaats is gekoppeld en bij de juiste bak hoort. Geef die controle door aan degene die de telling zal boeken.

Klaar wanneer: een collega de filter op zijn artikelnummer kan vinden, prijs en leverancier kloppen en de voorraadlocatie en opslagplek zijn gecontroleerd. Het artikel bestaat nu in Tembo; hoeveel er werkelijk ligt, leg je in de volgende stap vast.

6. De getelde beginvoorraad vastleggen

Voor de start telt de werkplaats de filters op locatie Werkplaats. Spreek een telmoment af waarop collega's geen stuks verplaatsen. Controleer eerst of bij een eerdere gegevensovername al voorraad is vastgelegd.

In ons voorbeeld toont Tembo 0 aanwezige filters en liggen er 8 in het rek. Een beheerder opent het voorraadartikel en boekt via Voorraadcorrectie → Correctie boeken het Geteld aantal 8 op Werkplaats, met de passende reden en een toelichting dat dit de gecontroleerde beginvoorraad is.

Het getelde aantal is de eindstand. Toont Tembo bijvoorbeeld al drie filters, dan vul je nog steeds acht in; Tembo berekent het verschil van vijf. Klopt de aanwezige stand al met de telling, dan is er geen correctie nodig.

Controleer na het boeken dat Aanwezig acht is en dat de correctie terug te vinden is in Voorraadbewegingen. Alleen als er nog niets is gereserveerd, zijn die acht filters ook allemaal beschikbaar. Een nieuwe levering die na de start binnenkomt, verwerk je via de bijbehorende goederenontvangst.

→ Voorraad tellen en corrigeren. Voor latere leveringen: Een levering ontvangen.

Klaar wanneer: de geregistreerde voorraad overeenkomt met de telling en de werkplaats weet op welke locatie en in welk vak de filter ligt. De balie kan nu de beschikbare voorraad controleren voordat ze onderdelen toezegt.

7. De balie geeft de eerste opdracht door

Hoeve De Linde brengt de tractor binnen. De balie maakt de eerste serviceopdracht aan, kiest de gecontroleerde klant en machine, noteert het gevraagde onderhoud en kiest Standaard en Werkplaats. Ze wijst de technieker toe en zet de opdracht, zodra het werk mag beginnen, van Concept naar Klaar voor Ophalen.

De technieker opent de opdracht in de app. Controleer samen of de juiste tractor zichtbaar is en of hij de afgesproken handelingen kan uitvoeren. Bij de eerste geregistreerde uren kijkt het kantoor het uurtarief na; bij de gebruikte filter controleert de werkplaats het artikel en de voorraadverwerking.

Vanaf hier gaat de voorbereiding over in het dagelijkse werk: de technieker voert de herstelling uit, het kantoor kijkt ze na en de boekhouding controleert de conceptfactuur. Gebruik die eerste conceptfactuur ook om afzender, betaalgegevens, nummering en aangerekende tarieven samen te controleren.

→ Volg de herstelling van opdracht tot factuur.

Klaar wanneer: de technieker de opdracht kan opnemen en duidelijk is wie de eerste uren, onderdelen en factuur controleert. De inrichting ondersteunt nu de overdracht tussen de collega's die samen het werk afmaken.

Het hele verloop naast elkaar

Dit zijn controlemomenten voor de inrichting; alleen de laatste rij gebruikt serviceopdrachtstatussen uit Tembo.

Wat controleer je aan het einde van de dag?

• Beheerder: kunnen de collega's aanmelden en hebben ze de rechten die voor hun werk zijn afgesproken? Zijn ontbrekende instellingen bij de juiste persoon terechtgekomen?
• Boekhouding: kloppen bedrijfsgegevens, betaalgegevens en nummering, en komt het tarief op de eerste urenregel overeen met de afspraak?
• Balie: staat de tractor bij de juiste klant en is de eerste opdracht aan de technieker doorgegeven?
• Werkplaats en voorraadverantwoordelijke: is de filter vindbaar en klopt de aanwezige voorraad met de telling en de sindsdien verwerkte bewegingen?
• Inkoop: klopt de leverancier bij het onderdeel en is duidelijk welke prijslijst de prijzen bepaalt?

Verkopen jullie ook onderdelen aan de balie of met levering? Zet dan regio, verkoopkanaal en verzendopties klaar volgens Verkooporders klaarzetten. Voor de details bij werk op locatie, uurtarieven en verplaatsingskost: Serviceopdrachten klaarzetten.

Werk een ontbrekende stap af bij de verantwoordelijke collega. Voor het vervolg volg je de eerste herstelling of de voorraad door de werkdag heen.