Offertes

Hoeve De Linde vraagt een prijs voor een groot onderhoud aan een machine, of voor een reeks onderdelen. Je maakt een offerte, de klant beslist, en daarna handel je de offerte af, bijvoorbeeld via een serviceopdracht. Een offerte is een prijsvoorstel. Ze is geen order en geen factuur, en ze reserveert geen voorraad.

De status van een offerte

Verlopen zet Tembo niet vanzelf. Een offerte blijft Verzonden staan tot je de status zelf wijzigt. Controleer dus regelmatig de offertes waarvan de datum Geldig tot voorbij is.

1. Een offerte aanmaken

Kies Offertes → Aanmaken en vul in:

• Klant. De klant moet minstens één adres hebben en een e-mailadres. Zonder adres weigert Tembo de offerte en vraagt je eerst een adres toe te voegen.
• Factuuradres. Het moet volledig zijn.
• Offertedatum en Geldig tot. De einddatum moet na de offertedatum liggen.
• Opmerkingen (zichtbaar voor de klant).

De offerte ontstaat als Concept. Regels voeg je daarna toe op de detailpagina.

2. De regels opbouwen

Onder Items & Diensten gebruik je Item Toevoegen. Kies een onderdeel uit de catalogus of beschrijf een dienst, en vul aantal en prijs in. Je kunt een regel bewerken, verwijderen en de volgorde wijzigen door te slepen. Een regel kan een opmerking krijgen.

Onder Totalen zie je subtotaal, korting, btw en totaal. Tembo rekent standaard 21 % btw. Heeft de klant een geldig btw-nummer in een ander EU-land, dan toont Tembo BTW verlegd (0 %, intracommunautaire levering). Controleer dit vóór je verstuurt.

Bewerken kan alleen bij een Concept. Is de offerte al verstuurd en moet er iets veranderen, kies dan Heropenen voor Bewerking. De status gaat terug naar Concept en je kunt de offerte opnieuw versturen.

3. Notities en opmerkingen

4. Controleren en versturen

Open PDF Voorbeeld om te zien wat de klant krijgt. Daarna:

• Offerte Verzenden mailt de offerte naar de klant en zet de status op Verzonden. Dit kan alleen bij een Concept. Wil je een al verstuurde offerte opnieuw versturen, heropen ze dan eerst.
• Markeren als Verzonden zet alleen de status, zonder e-mail. Gebruik dit als je de offerte op een andere manier hebt bezorgd.
• PDF Downloaden bewaart de pdf.

5. De beslissing van de klant

Bij een Verzonden offerte kies je Offerte Accepteren of Offerte Afwijzen. Je kunt ook in de kanbanweergave van de offertelijst een offerte naar de juiste kolom slepen (Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen). Afgeronde offertes (Verlopen, Geconverteerd, Gefactureerd) staan niet op het kanbanbord, maar wel in de tabel.

6. Een geaccepteerde offerte afhandelen

Een geaccepteerde offerte kun je op twee manieren afwerken:

Rechtstreeks factureren: Factuur Aanmaken. Tembo maakt een factuur met de regels van de offerte. Dit kan alleen als de offerte Geaccepteerd is. De offerte krijgt dan de status Gefactureerd. Gebruik dit voor een verkoop zonder werk in de werkplaats.

Via een serviceopdracht: Afhandelen via Werkorder. Kies de serviceopdracht die voor deze offerte wordt uitgevoerd. De offerte wordt Geconverteerd en de klant wordt later gefactureerd via de serviceopdracht, dus niet twee keer. Dit kan alleen bij een Geaccepteerde offerte.

Er is geen knop die een offerte automatisch omzet in een verkooporder. Wil je de onderdelen als verkoop afhandelen, maak dan zelf een verkooporder met dezelfde regels.

Een probleem oplossen

→ Serviceopdrachten · Facturen · Klanten · Statussen