Statussen
Zoek statussen op van werkplaats, verkoop, aankoop en facturatie en zie wie de volgende stap zet.
Zoek hier een status op die je in Tembo ziet. Een status hoort altijd bij een bepaald dossier: een serviceopdracht, verhuurbon, claim, offerte, order of factuur. Verschillende dossiers kunnen op hetzelfde moment een andere status hebben. Wil je het verloop in zijn geheel begrijpen, lees dan Van opdracht tot factuur.
Serviceopdracht
Het kantoorscherm en het techniekersportaal gebruiken voor sommige statussen een andere naam. Het is telkens dezelfde status.
| Kantoorscherm | Techniekersportaal | Wat betekent het? | Wie is aan zet? |
|---|---|---|---|
| Concept | Wachtrij | De opdracht bestaat, maar is nog niet vrijgegeven voor de werkplaats. | Balie of kantoor |
| Klaar voor Ophalen | Klaar voor Ophalen | De opdracht is vrijgegeven en staat op het werkbord. De technieker kan starten. | Technieker |
| In Behandeling | In Behandeling | De technieker werkt aan de opdracht. Start op de kaart zet de opdracht op deze status. | Technieker |
| In Review | In Beoordeling | Het werk is ingediend. Kantoor controleert beschrijvingen, onderdelen, uren en het serviceoverzicht. | Kantoor |
| Terug voor Controle | Teruggestuurd voor Beoordeling, in Mijn Werk in de groep Terug voor Revisie | Kantoor of boekhouding heeft de opdracht teruggestuurd voor correcties. | Technieker, of kantoor als die de correctie zelf doet |
| In Facturering | In Facturatie | Tembo heeft een conceptfactuur aangemaakt. | Boekhouding |
| In Garantie | In Garantie | Het werk van een garantieopdracht is nagekeken en Tembo heeft een garantieclaim aangemaakt in plaats van een factuur. | Kantoor |
| In Verzekeringsclaim | In Verzekeringsclaim | De claim loopt bij de verzekeraar. Moet de klant een deel betalen, dan gaat dezelfde opdracht daarna naar In Facturering. | Kantoor |
| Afgesloten | Gesloten | Het werk is afgerond en de opdracht is vergrendeld. | Niemand; bij een factuur volgt de boekhouding de betaling op |
Klaar voor Ophalen op een serviceopdracht betekent dus niet dat de klant iets kan komen afhalen. Het gaat om "opgehaald door de technieker": de opdracht staat klaar op het werkbord. Een onderdeel dat een klant aan de balie afhaalt, zet je klaar op een verkooporder: zie Klaar voor afhaling markeren.
Een opdracht kan niet naar In Review zolang er op die opdracht nog een timer loopt, ook niet die van een collega.
Welke route volgt een opdracht?
Tot en met In Review is de weg voor elk type gelijk. Daarna hangt de route af van het type dat bij Service is gekozen:
| Type | Na In Review | Einde |
|---|---|---|
| Standaard | In Facturering | Factuur verzonden → Afgesloten |
| Garantie | In Garantie | Garantieclaim |
| Verzekering | In Verzekeringsclaim, eventueel daarna In Facturering | Claim, eventueel met een factuur voor het deel van de klant |
| Intern of Verkoop Voorbereiding | Rechtstreeks Afgesloten | Geen factuur |
Een opdracht op In Facturering gaat vanzelf naar Afgesloten zodra de factuur verzonden is, of wanneer de boekhouding Afsluiten zonder verzenden kiest.
→ Van opdracht tot factuur · Een werkdag in het techniekersportaal
Factuur
| Status | Wat betekent het? | Wat kun je doen? | Serviceopdracht |
|---|---|---|---|
| Concept | De factuur is aangemaakt, maar nog niet verzonden. | Controleren, Bekijk & Verzend, Afsluiten zonder verzenden of Terug voor Correcties. | In Facturering |
| Correctie Nodig | De factuur is teruggegeven omdat het werk op de opdracht moet worden aangepast. | Wachten tot de correcties op de opdracht zijn ingediend. Tembo bouwt de factuur dan opnieuw op, met hetzelfde nummer. | Terug voor Controle |
| Verzonden | De factuur is verzonden of afgesloten zonder verzending, en vergrendeld voor gewone bewerkingen. | Betaling opvolgen, Herinnering Verzenden of Creditnota Aanmaken. | Afgesloten |
| Vervallen | De vervaldatum is voorbij en de betaling staat nog open. | Controleren of er intussen betaald is, Herinnering Verzenden of Creditnota Aanmaken. | Afgesloten |
| Betaald | De betaling is aan de factuur gekoppeld. | Creditnota Aanmaken als er na betaling nog iets moet worden rechtgezet. Terug voor Correcties kan niet meer. | Afgesloten |
| Geannuleerd | Eindstatus van de factuur. Dit is op zichzelf geen creditnota. | De reden en de gekoppelde opdracht controleren. | Controleer de opdracht |
Een creditnota is een apart document met een eigen verloop: Concept → Verzonden. Aanmaken is nog niet verzenden, en verzenden voert zelf geen terugbetaling uit.
→ Facturen controleren, verzenden en corrigeren
Verhuur
| Status | Wat betekent het? | Volgende controle |
|---|---|---|
| Concept | De verhuur is geboekt; de machine is nog niet uitgecheckt. | Afspraak, machine en tarief nakijken. |
| In Verhuur | De vertrekinspectie is afgerond en de machine is mee. | Retourdatum en afspraak opvolgen. |
| Teruggebracht | De machine is ingecheckt; de retourinspectie wacht nog op afronding. | Schade, uren en brandstof controleren. |
| Voltooid | De inspectie is klaar. | Kostenberekening controleren en factureren. |
| Gefactureerd | Er is een conceptfactuur uit de verhuur gemaakt. | De factuur zelf controleren en verzenden. |
| Afgesloten (niet gefactureerd) of Geannuleerd | Er volgt geen gewone verhuurfactuur uit deze bon. | De reden en eventuele gemaakte kosten controleren. |
→ Verhuur: van reservatie tot factuur
Offertes
Concept is nog te bewerken; Verzonden wacht op een reactie. Geaccepteerd en Afgewezen leggen de beslissing van de klant vast. Verlopen vraagt om een nieuwe afspraak als de klant alsnog wil doorgaan. Geconverteerd en Gefactureerd betekenen dat het voorstel in een volgend verkoop- of factuurdossier is verwerkt. Controleer daar de werkelijke levering en betaling.
→ Offertes
Garantie en verzekering
Een garantieclaim heeft twee aparte assen. De terugvordering loopt via Concept, Ingediend, Goedgekeurd of Deels betaald naar een uitkomst zoals Ontvangen, Afgewezen, Teruggevorderd of Niet ingediend. De kostenbestemming vertelt apart of resterende kosten nog een beslissing vragen, aan de klant zijn doorberekend, door de dealer zijn gedragen, bij de leverancier worden opgevolgd of zijn verdeeld. Kijk dus naar beide gegevens.
Komt de claim van een subdealer, dan heeft hij ook een intakestatus: Concept, Ingediend, Meer informatie nodig, Geaccepteerd of Afgewezen. Bij een intern dossier staat hier Intern. De intake vertelt of Tembo het dossier in behandeling neemt; de terugvordering vertelt wat er daarna financieel gebeurt.
Een verzekeringsclaim kan Concept, Ingediend, Goedgekeurd, Vergoed, Afgewezen of Gesloten zijn. Goedgekeurd is nog niet hetzelfde als Vergoed. Als er ook een eigen risico of klantdeel is, controleer dan de aparte factuur.
Verkooporders
Op een verkooporder staan orderstatus, leveringsstatus en factuurstatus naast elkaar. De orderstatus kan In behandeling, Voltooid of Geannuleerd zijn. Een order wordt vanzelf Voltooid zodra de factuur verzonden is, en blijft dat daarna. De leveringsstatus vertelt apart wat de klant ontving; de factuurstatus toont of en hoe het bedrag werd gefactureerd en betaald. Een voltooide of geleverde order bewijst dus geen betaling.
Bij een afhaalorder loopt de levering na Items leveren in twee stappen: Klaar voor afhaling markeren (het onderdeel ligt klaar, de klant kan een e-mail krijgen) en daarna Afgehaald markeren (de klant heeft het meegenomen).
→ Verkooporders en toonverkoop
Aankoop en voorraad
Een aankoopaanvraag loopt van Concept via Goedgekeurd naar Omgezet wanneer er een inkooporder van is gemaakt. Geannuleerd stopt de aanvraag. De bestelling en de ontvangst hebben daarna elk een eigen status.
De statussen van inkooporders, goederenontvangsten en voorraadbewegingen staan bij de handleiding waar je ze tegenkomt:
- Aankoopaanvraag: Aanvragen.
- Inkooporder, van voorstel tot ontvangen: Voorraad bijbestellen.
- Goederenontvangst, van Concept tot Geboekt: Een levering ontvangen.
- Voorraadbeweging en de voorraadstatus van een onderdeel op een serviceopdracht: Voorraad: opzoeken en problemen oplossen.