Verhuur: van reservatie tot factuur

Hoeve De Linde moet deze week grachten ruimen, maar heeft zelf geen graaflaadcombinatie. Ze huren er drie dagen een bij jullie. Donderdag gaat de machine de deur uit, maandag komt ze terug: met minder brandstof, en met een gebroken spiegel.

Wie heeft wat afgesproken, in welke staat vertrok de machine, en wat komt er op de factuur? Bij een verhuur beslist het vertrek over de discussie achteraf. Wat je bij het uitchecken niet vastlegt, kun je bij de terugkomst niet aantonen.

De balie boekt de verhuur, de technieker checkt de machine uit en weer in, en de boekhouding controleert de kosten en maakt de factuur. Iedereen werkt op dezelfde verhuurbon in Verhuur.

Kies je startpunt

Nieuw met verhuur? Lees het voorbeeld hieronder van begin tot einde. Je hoeft daarvoor niets in het systeem te wijzigen.

Meteen iets afwerken? Ga rechtstreeks naar je stap:

• Een verhuur boeken.
• Een machine uitchecken.
• Een machine inchecken.
• De kosten controleren en factureren.

Het voorbeeld gebruikt de fictieve klant Hoeve De Linde uit Van opdracht tot factuur en een fictieve CASE 580ST uit het eigen verhuurpark. Nummers, tarieven en bedragen zijn voorbeelden.

1. De boeking: klant, machine en tarief

De balie opent Verhuur en kiest Verhuur Aanmaken.

Bij Basisinformatie kies je de Klant en de Machine. Kies de machine op serienummer als er meerdere van hetzelfde model in het park staan: de inspecties en foto's van deze verhuur horen bij precies dat exemplaar.

Bij Verhuurdetails kies je het Verhuurtype: Per uur, Per dag, Per maand, Per 6 maand of Jaarlijks. Hoeve De Linde huurt drie dagen, dus Per dag. Het tarief is al ingevuld vanuit de instellingen: het tarief van de tariefgroep van het machinetype, of anders het standaardtarief. Pas het alleen aan als er met deze klant een andere prijs is afgesproken. Vul ook de Startdatum en de Verwachte retourdatum in. Afspraken zoals "machine vol getankt meegeven" noteer je bij Speciale Instructies.

Klik op Aanmaken. De verhuurbon staat op Concept: de afspraak ligt vast, maar de machine is nog niet vertrokken.

Wat controleer je? Klant, machine, verhuurtype, tarief en data kloppen met de afspraak. Belt de klant af voordat de machine vertrekt, kies dan in het menu ⋯ bovenaan de bon Verhuur annuleren en daarna als nieuwe status Geannuleerd.

2. Vertrek: de machine uitchecken

Donderdagochtend maakt de technieker de machine klaar. Op de verhuurbon staat bij Uitchecken: "Registreer de vertrekinspectie voordat de machine wordt meegegeven." Hij klikt op Machine uitchecken.

In de inspectie legt hij vast:

• Overdracht: de Technieker die de machine meegeeft en de Beginstand machine-uren. Die twee zijn verplicht; zonder urenstand kan Tembo achteraf niets berekenen. Vul ook het Brandstofniveau in, als percentage of in liter, en eventueel een Brandstof toelichting zoals "3 streepjes".
• Transport: hoe de machine vertrekt, Door ons gebracht of Door klant opgehaald, met eventuele Transportkosten.
• Machine-inspectie: de conditiechecklist per zone, zoals cabine, voorkant en achterkant. Noteer per punt In orde, Beschadigd, Aanwezig of Afwezig, en bij meegeleverde uitrusting het aantal. Laat punten die niet bij deze machine horen gerust leeg.
• Notities en foto's: Vertrekfoto's van alle kanten, en extra foto's van bestaande krassen of schade.

Klaar? Klik op Machine uitchecken. De verhuurbon gaat naar In Verhuur. Moet je nog iets opzoeken, bewaar de inspectie dan eerst met Concept opslaan; de status verandert dan nog niet.

Laat de klant bij Handtekening tekenen voor de staat van de machine bij vertrek. Dat is optioneel, maar een handtekening naast de foto's beslecht later de meeste discussies. Via Verhuurinspectiedocument download je een document met de inspectie, om mee te geven of te bewaren.

Wat controleer je? De bon staat op In Verhuur, met urenstand, brandstof, checklist en foto's bij vertrek.

3. Terugkomst: de machine inchecken

Maandag brengt de klant de graaflaadcombinatie terug. De technieker opent de bon en klikt bij Inchecken op Machine inchecken.

De retourinspectie werkt zoals het vertrek, maar met het vertrek ernaast: bij elk punt zie je wat er Bij vertrek werd vastgelegd. Vergelijk de machine punt voor punt en bevestig ongewijzigde punten pas nadat je ze echt hebt bekeken.

• Eindstand machine-uren: mag niet lager zijn dan de beginstand. Tembo toont meteen het aantal gebruikte uren.
• Brandstofniveau: in dezelfde eenheid als bij vertrek, anders is het verschil niet te berekenen.
• Checklist: de rechterspiegel staat nu op Beschadigd. Tembo vraagt dan een Schadebeschrijving: "Rechterspiegel gebroken, glas en houder."
• Aankomstfoto's: van dezelfde kanten als bij vertrek, en een close-up van de schade.

Klik op Als teruggebracht markeren. De bon gaat naar Teruggebracht: de machine is binnen, maar de verhuur is nog niet afgerond. Kijk de inspectie na, vul aan wat ontbreekt en klik daarna op Inspectie afronden. De bon gaat naar Voltooid.

Laat de klant ook nu bij Handtekening tekenen, voor de staat bij terugkomst.

4. De kosten controleren

Pas nu de machine terug is, kan Tembo de kosten berekenen. De boekhouding opent Kostenberekening op de verhuurbon. Daar staan de Verhuur zelf, de Brandstoftoeslag, Extra kosten, Transportkosten en een eventuele Korting. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Bij Per dag rekent Tembo het aantal dagen uit de gebruikte machine-uren, niet uit de kalender: elke begonnen 24 machine-uren telt als één dag. De graaflaadcombinatie draaide 24 uur, dus staat er 1 d × € 285,00, ook al had Hoeve De Linde ze drie dagen. Kijk daarom altijd na of het aantal dagen overeenkomt met wat je met de klant hebt afgesproken.

Via Kostenberekening bewerken vul je aan wat de inspectie heeft opgeleverd:

• Brandstoftoeslag: kwam de machine met minder brandstof terug, dan stelt Tembo een toeslag voor op basis van het verschil met het vertrek, als er in de instellingen een brandstofprijs is ingesteld. Kies Voorstel toepassen of vul zelf een bedrag in.
• Extra kosten: voeg een regel toe per extra kost, met omschrijving en bedrag. Hier: "Rechterspiegel vervangen".
• Korting: een percentage of vast bedrag. Vul ook een Reden korting in, zodat een collega later begrijpt waarom.

Wat controleer je? Klopt het aantal dagen of uren met de afspraak? Is elke vastgestelde schade als extra kost verwerkt of bewust niet aangerekend? Staan de transportkosten van vertrek en terugkomst erop?

5. De factuur maken

Staat de kostenberekening goed, dan klikt de boekhouding bij Factuur op Factuur genereren. Tembo maakt een conceptfactuur met de verhuur en alle kosten, en zet de verhuurbon op Gefactureerd. Via Bekijk factuur open je ze.

Die factuur volg je daarna op zoals elke andere factuur: nakijken, verzenden en de betaling opvolgen.

→ Facturen controleren, verzenden en corrigeren.

Moet de schade hersteld worden? Maak voor de spiegel een aparte serviceopdracht van het type Intern voor de verhuurmachine. Zo blijft de herstelling op de machinepagina terug te vinden.

→ Van opdracht tot factuur en Klant- en machinehistoriek.

Een eigen tarief per soort machine

Verhuur je tractoren aan een ander tarief dan verreikers, of grote verreikers duurder dan kleine? Maak dan tariefgroepen. Zonder tariefgroepen geldt voor elke machine het standaardtarief.

1. Ga naar Instellingen → Tarieven en open Verhuur. Je ziet de prijslijst Verhuurprijzen: één rij per soort machine, één kolom per huurperiode.
2. Klik op Toevoegen. Geef de rij een naam, bijvoorbeeld Tractor, Verreiker klein of Verreiker groot, vul de prijzen in en klik op Opslaan. Een periode die je leeg laat, gebruikt de prijs van het Standaardtarief.
3. Ga naar Instellingen → Machine Types, bewerk het type (bijvoorbeeld Verreiker) en kies de Verhuurtariefgroep. Alle machines van dat type volgen nu die rij, ook machines van modellen die je later toevoegt. De kolom Machinetypes in de prijslijst toont hoeveel types aan een rij gekoppeld zijn. Heeft een machine een eigen type gekregen, dan geldt het tarief van dat type.

Een prijs wijzigen doe je via ⋯ → Bewerken op de rij. Kies je bij een nieuwe verhuur een machine, dan vult Tembo de prijs van haar rij in en toont het onder het tariefveld uit welke tariefgroep die komt.

Wat controleer je? Een tarief dat je aanpast, geldt voor nieuwe verhuringen. Verhuurbonnen die al bestaan, houden het tarief dat erop staat. Verwijder je een tariefgroep, dan verdwijnen haar tarieven en vallen de machinetypes terug op het standaardtarief.

Het hele verloop naast elkaar

Wordt een verhuur geannuleerd voordat de machine terug is, dan staat de bon op Geannuleerd. Er komt dan geen factuur.

Wat controleer je aan het einde van de dag?

• Balie: heeft elke machine die vandaag vertrekt een verhuurbon met het juiste tarief en de juiste retourdatum?
• Technieker: is elke vertrokken machine uitgecheckt en elke teruggebrachte machine ingecheckt, met urenstand, brandstof en foto's?
• Boekhouding: is voor elke verhuur op Voltooid de kostenberekening nagekeken en een factuur gemaakt?

Begin bij de verhuur die het langst op dezelfde status staat. Het begin van deze pagina brengt je naar de juiste stap.