Van opdracht tot factuur: begin hier

Maandagochtend, 8u15. Hoeve De Linde belt: hun tractor verliest vermogen, en de filter is waarschijnlijk de boosdoener. Tegen het einde van de week moet het werk gedaan zijn, de klant weten wat er gebeurd is en de factuur de deur uit zijn.

Daar zijn drie mensen voor nodig: de balie neemt de opdracht aan, de technieker doet het werk en het kantoor controleert en factureert. In Tembo volgen ze allemaal dezelfde serviceopdracht. De status van die opdracht vertelt op elk moment wie aan zet is.

Deze pagina volgt die ene herstelling van begin tot einde. Daarna kun je de werkwijze openen die je voor jouw stap nodig hebt.

Kies je startpunt

Nieuw in Tembo? Lees het voorbeeld hieronder van begin tot einde. Je hoeft daarvoor niets in het systeem te wijzigen.

Meteen iets afwerken? Ga rechtstreeks naar je stap:

• Een werkdag in de techniekersportaal: opdrachten starten, onderdelen en uren noteren en het werk indienen.
• Facturen controleren, verzenden en corrigeren: van conceptfactuur tot betaling of creditnota.
• Statussen: alle statussen van opdracht en factuur, met de namen in kantoorscherm en techniekersportaal.
• Je bedrijf klaarzetten: wat er moet klaarstaan voordat je de eerste opdracht maakt.

Het voorbeeld gebruikt een fictieve klant Hoeve De Linde met een tractor, en het fictieve onderdeel FILTER-001, een brandstoffilter uit de voorraadlocatie Werkplaats. Namen, nummers en bedragen op deze pagina en in de schermafbeeldingen zijn voorbeelden.

1. Het telefoontje: klant en machine eerst

De tractor rijdt niet meer tot aan de werkplaats, dus de technieker gaat naar de hoeve. De baliemedewerker plant daarom eerst een bezoek in de Agenda, dinsdagochtend, met de klant, de tractor en de technieker erbij.

Zodra vastligt dat het bezoek doorgaat, opent de balie het in de agenda en kiest Omzetten naar serviceopdracht.

Het formulier voor een nieuwe serviceopdracht opent met drie stappen: Probleem, Service en Planning. Wat al bij het bezoek stond, is overgenomen: de klant, de notitie als eerste beschrijving, de technieker en de planning. Het adres komt uit de klantgegevens.

In Probleem controleer je eerst Klant en Machine. Is het veld Machine leeg, kies de tractor dan opnieuw uit de lijst van de klant. Doe dat ook als je het serienummer uit je hoofd kent: zo komt deze herstelling later in de historiek van precies deze tractor terecht. Bij Facturatie-identiteit laat je de standaard staan, tenzij de klant de factuur op een andere naam of firma wil.

Vul de beschrijvingen aan met wat de klant vertelt, bijvoorbeeld "Tractor verliest vermogen" en "Filter controleren en vervangen". Geeft de klant de motorurenstand door, vul die dan ook in.

Geen bezoek nodig? Brengt de klant de machine zelf binnen, dan begin je rechtstreeks in Serviceopdrachten met Aanmaken. Het formulier is hetzelfde, alleen vul je alles zelf in.

2. De opdracht klaarzetten voor de werkplaats

In Service beslis je hoe deze opdracht zal eindigen. Dat is de belangrijkste keuze van het formulier:

De tractor van Hoeve De Linde is uit garantie, dus deze opdracht wordt Standaard. Bij Service Locatie staat Klantlocatie, met het adres van de hoeve bij Service Adres. De rit ernaartoe komt later als Verplaatsingskosten op de opdracht. Controleer ook of de juiste technieker bij Toegewezen Personeelslid staat.

In Planning controleer je de geplande start- en einddatum. Klik daarna op Aanmaken. Kwam de opdracht uit een bezoek, dan verdwijnt dat bezoek nu uit de agenda; vanaf hier is de serviceopdracht de enige plek waar dit werk wordt gevolgd.

De nieuwe opdracht staat op Concept. Dat is de backlog: de opdracht bestaat, maar staat nog niet op het werkbord. Mag de technieker beginnen, zet de opdracht dan op Klaar voor Ophalen met de pijl naar de volgende status bovenaan de opdracht. Vanaf dan staat ze op het Werkbord van Serviceopdrachten, waar iedereen per status ziet wat er loopt.

Wat controleer je? Klant, machine en type kloppen, er is een technieker toegewezen en de opdracht staat op Klaar voor Ophalen. Een opdracht die op Concept blijft staan, wacht op iemand van kantoor.

3. De technieker doet het werk

Dinsdag opent de technieker de opdracht in de techniekersportaal en drukt op Start. De timer loopt en de opdracht springt vanzelf naar In Behandeling. Het kantoor ziet dat meteen op het werkbord.

Op de hoeve blijkt de filter volledig verstopt. De technieker noteert de diagnose, voegt één FILTER-001 toe, registreert de rit en maakt foto's. Doordat het onderdeel via de opdracht wordt geregistreerd, klopt ook de voorraad. Hoe dat in de voorraad zichtbaar is, lees je in Voorraad begrijpen, hoofdstuk 2.

Is het werk klaar, dan stopt de technieker de timer en zet de opdracht op In Beoordeling. In het kantoorscherm heet die status In Review. Zolang er nog een timer loopt, kan de opdracht niet worden doorgegeven.

→ Volg een werkdag in de techniekersportaal.

4. Het kantoor controleert het werk

Woensdagochtend staat de opdracht op In Review. Dit is het laatste moment om iets recht te zetten voordat er een factuur bestaat. De kantoormedewerker kijkt na:

• Beschrijvingen: zegt de diagnose wat er aan de hand was?
• Onderdelen: staat elk gebruikt onderdeel erop, met het juiste aantal? Hier is dat één FILTER-001.
• Verplaatsing: is de rit naar de hoeve aangerekend?
• Uren: kloppen de geregistreerde uren met het werk?
• Serviceoverzicht: dit is de tekst die de klant op de factuur leest. Schrijf in gewone taal wat er gedaan is, zonder interne afkortingen.

Heeft jouw omgeving AI-hulp? Dan krijgt de opdracht een label AI-controle: Klaar, Nakijken of Onzeker. Nakijken betekent dat er mogelijk onderdelen ontbreken; open de bevindingen en beslis zelf. Het label is advies, geen blokkade. Is de opdracht gewijzigd na de controle, dan staat er Verouderd: voer de controle dan opnieuw uit voordat je erop vertrouwt. Heb je meerdere opdrachten nagekeken, dan kun je ze in de lijst samen selecteren en met Naar facturatie in één keer doorsturen. Tembo slaat opdrachten over die niet op In Review staan en waarschuwt als er een verouderde controle of bevindingen om na te kijken tussen zitten.

Ontbreekt er iets dat alleen de technieker weet? Klik op Terugsturen naar Technieker, de rode pijl bovenaan de opdracht. De opdracht gaat naar Terug voor Controle en de technieker ziet in de app dat ze is teruggestuurd voor correcties. Na de aanpassing stuurt de technieker ze opnieuw in, of zet het kantoor ze met Terug naar Controle zelf terug. Dan staat ze weer op In Review.

5. Naar facturatie: de conceptfactuur ontstaat

Klopt alles, dan zet het kantoor de opdracht met de pijl naar In Facturering. Is het Serviceoverzicht nog leeg, dan waarschuwt Tembo eerst; je kunt toch verdergaan, maar de klant krijgt dan geen uitleg bij het werk.

Op dat moment maakt Tembo automatisch een conceptfactuur met de onderdelen, uren, verplaatsing en het serviceoverzicht van de opdracht. Die factuur is nog niet verzonden en kan nog worden nagekeken. Bij Factuur op de opdracht zie je het factuurnummer; via de koppeling ernaast open je de factuur.

Wat controleer je? De opdracht staat op In Facturering en er hangt een factuur aan. Meldt Tembo dat de status is gewijzigd maar er geen factuur is aangemaakt, laat dat dan meteen opvolgen voordat de opdracht uit het oog verdwijnt.

6. De factuur vertrekt en de opdracht sluit

De boekhouding opent de conceptfactuur, controleert ze en kiest Bekijk & Verzend. Zodra de factuur verzonden is, zet Tembo de serviceopdracht zelf op Afgesloten. Niemand hoeft dat nog met de hand te doen. Een afgesloten opdracht is vergrendeld, zodat wat op de factuur staat en wat op de opdracht staat niet meer uit elkaar kunnen lopen.

Vindt de boekhouding vóór het verzenden nog een fout in het werk, dan gaat de opdracht terug voor correcties in plaats van dat de factuur met de hand wordt aangepast. Hoe dat werkt, en wat je doet als de fout pas na verzending opduikt, staat in de factuurgids.

→ Facturen controleren, verzenden en corrigeren.

Een jaar later belt Hoeve De Linde opnieuw. Deze opdracht, de factuur en de motorurenstand staan dan op de pagina van de tractor.

→ Klant- en machinehistoriek.

Andere routes

Tot en met In Review is de weg voor elk type gelijk. Daarna splitst hij:

• Garantie: vanuit In Review gaat de opdracht naar In Garantie en maakt Tembo een garantieclaim aan in plaats van een factuur.
• Verzekering: de opdracht gaat eerst naar In Verzekeringsclaim. Is de claim bij de verzekeraar afgehandeld en moet de klant nog een deel betalen, dan zet je dezelfde opdracht daarna op In Facturering. Er ontstaat dan een factuur voor de klant; je hoeft de opdracht niet te kopiëren.
• Intern en Verkoop Voorbereiding: vanuit In Review gaat de opdracht rechtstreeks naar Afgesloten. Er komt geen factuur.

Het hele verloop naast elkaar

De status beweegt dus pas als iemand zijn deel heeft afgerond. Aanmaken legt de vraag vast. Starten laat zien dat er gewerkt wordt. Indienen geeft het werk door aan kantoor. Naar facturatie maakt de factuur. Verzenden sluit de opdracht.

Wat controleer je aan het einde van de dag?

• Balie: staan de opdrachten van vandaag op Klaar voor Ophalen met een technieker, en blijft er niets onbedoeld op Concept staan?
• Technieker: loopt er geen timer meer, en is afgewerkt werk ingediend in plaats van op In Behandeling te blijven staan?
• Kantoor: is elke opdracht op In Review nagekeken of teruggestuurd, en heeft elke opdracht die naar facturatie ging een serviceoverzicht en een factuur?
• Boekhouding: zijn de conceptfacturen verzonden, zodat de opdrachten op In Facturering zijn afgesloten?

Begin bij de stap die nog niet is afgerond. De handleidingen hierboven helpen je die stap af te werken.