Voorraad begrijpen: begin hier

Een klant vraagt een filter. Er liggen acht in het rek. Kun je die allemaal meegeven? Dat hangt ervan af: misschien zijn er al zes nodig voor herstellingen.

Met Tembo houd je bij wat er ligt, wat al is toegezegd en wat nog moet binnenkomen. Deze pagina laat met één doorlopend voorbeeld zien hoe die aantallen samenwerken. Daarna kun je de werkwijze openen die je op dat moment nodig hebt.

Kies je startpunt

Nieuw met voorraadbeheer? Lees het voorbeeld hieronder van begin tot einde. Je hoeft daarvoor niets in het systeem te wijzigen.

Meteen iets afwerken? Ga rechtstreeks naar je taak:

• Een levering ontvangen: van de doos controleren tot de voorraad boeken.
• Voorraad tellen en corrigeren: het juiste aantal vastleggen na een telling.
• Voorraad bijbestellen: een behoefte beoordelen en de bestelling plaatsen.
• Iets opzoeken of een probleem oplossen: opslagplekken, instellingen, statussen en hulp bij afwijkingen.

De voorbeelden gebruiken een fictief artikel FILTER-001 op één voorraadlocatie, Werkplaats. Alle aantallen zijn voorbeelden; gebruik ze niet als echte boekingen. De beschreven werkwijze volgt de inventory-versie die op 6 september 2026 is nagekeken. Je beheerder kan aangeven of jouw omgeving die versie gebruikt.

1. Eerst kijken: wat kunnen we nog toezeggen?

Aan het begin van ons voorbeeld liggen er acht filters in het rek. Voor bestaande herstellingen zijn er zes gereserveerd. Er zijn nog geen filters besteld.

Open Voorraad, zoek de SKU FILTER-001 en open het artikel. Controleer dat je naar de locatie Werkplaats kijkt. Je zoekt deze vier aantallen:

Aanwezig is wat er volgens Tembo ligt. Gereserveerd is wat al is toegezegd. Wat overblijft is beschikbaar: 8 min 6 is 2. Inkomend is besteld maar nog niet ontvangen.

Je kunt dus nog twee filters toezeggen. De zes gereserveerde filters kunnen gewoon in hetzelfde rek liggen. Hun reservatie maakt ze niet onzichtbaar; ze zijn alleen niet meer vrij voor een andere klant.

Zoek de fysieke opslagplek via Baklocatie op het product. Een voorraadlocatie is de vestiging of het magazijn waarvan je de aantallen bekijkt. De baklocatie is het vak binnen die vestiging. Controleer beide voordat je iets neemt.

2. Een filter gaat naar een herstelling

Een technieker neemt één van de zes gereserveerde filters. Zodra de uitgifte via de serviceopdracht is geregistreerd, ziet de stand er in dit voorbeeld zo uit:

Er ligt één filter minder. Tegelijk vervalt de reservatie voor dat uitgegeven filter. Het aantal vrij beschikbare filters blijft twee: deze filter was al toegezegd.

Dit is waarom je uitgiftes via de betreffende opdracht verwerkt. Een losse voorraadcorrectie verlaagt alleen de aanwezige voorraad; daarmee werk je de opdracht en haar reservatie niet af.

Wat controleer je? Kijk bij het onderdeel op de serviceopdracht naar de voorraadstatus. Reserved betekent gereserveerd; Issued betekent als uitgegeven geregistreerd. De beschikbare uitgifteacties verschillen per medewerkersscherm. Laat een ontbrekende actie door de werkplaatsverantwoordelijke opvolgen.

→ Hoe het onderdeel op de serviceopdracht komt.

3. Inkoop vult de voorraad aan

Er zijn nog maar twee filters vrij. Voor dit voorbeeld is de aanvuldrempel vijf en het doel tien. Tembo berekent dus een behoefte van acht stuks om van twee naar tien te gaan.

De leverancier verkoopt dozen van vijf. Inkoop controleert de Leveranciersmand en kiest twee dozen: tien filters. Dat verschil tussen dozen en stuks is belangrijk bij het beoordelen van de bestelling.

Een order aanmaken of goedkeuren zet hem klaar. Pas bij Bestelling plaatsen wordt hij als besteld geregistreerd. Voor deze tien beheerde voorraadstuks wordt de stand dan:

Er zijn nog steeds maar twee filters direct beschikbaar. Inkomende voorraad helpt bij de planning, maar ligt nog niet in het rek.

Wie doet wat? Tembo berekent de behoefte. Inkoop beoordeelt leverancier, prijs en aantal en plaatst de bestelling. Bij een handmatige bestelmethode moet iemand ook echt via het afgesproken kanaal bij de leverancier bestellen. Alleen bij een actieve elektronische koppeling kan de plaatsingsactie de bestelling versturen.

→ Volg de stappen om voorraad bij te bestellen.

4. De levering komt aan — maar niet alles is bruikbaar

Van de tien bestelde filters komen er zes aan. Eén is beschadigd. De magazijnmedewerker maakt een Goederenontvangst, scant 6, accepteert 5 en keurt 1 af.

Het scannen bereidt de ontvangst voor. De voorraad verandert pas na Boeken. Daarna is de stand:

De vijf goede filters zijn erbij gekomen: 7 wordt 12. Er zijn nu zeven filters vrij. Er staan nog vijf open op de bestelling: vier zijn niet geleverd en één is afgekeurd.

Wat doe je vervolgens? Berg de vijf goede filters op. Houd de beschadigde filter apart en geef het tekort door aan inkoop. Controleer op de order dat hij Deels ontvangen is. Een ontvangst boeken geeft de onderdelen nog niet automatisch uit aan een klant of herstelling.

→ Volg de stappen om een levering te ontvangen.

5. Een latere telling toont een verschil

Later die dag toont Tembo nog steeds twaalf aanwezige filters. Je controleert alle opslagplekken op de locatie en telt er elf. Ook na controle van recente uitgiftes en ontvangsten blijft het verschil bestaan.

Een beheerder opent Voorraadcorrectie, kiest de locatie en vult bij Geteld aantal 11 in. Tembo berekent zelf het verschil van min één.

De vijf reservaties blijven bestaan, net als de vijf inkomende filters. De telling heeft alleen de aanwezige voorraad gecorrigeerd.

Wat controleer je? De eindstand moet elf zijn. In Voorraadbewegingen moet de correctie terug te vinden zijn met de medewerker, reden en verandering van min één.

→ Volg de stappen om een telling te corrigeren.

Het hele voorbeeld naast elkaar

We nemen aan dat er tussendoor geen andere handelingen op dit artikel plaatsvinden.

De handeling bepaalt dus welke aantallen veranderen. Reserveren houdt voorraad apart. Uitgeven verwerkt wat de werkplaats of klant krijgt. Bestellen legt vast wat nog komt. Ontvangen voegt geleverde goederen toe. Corrigeren herstelt een vastgesteld telverschil.

Wat controleer je aan het einde van de dag?

• Magazijn: zijn afgewerkte ontvangsten geboekt en goede en afgekeurde goederen van elkaar gescheiden?
• Balie en werkplaats: zijn uitgiftes verwerkt en worden tekorten opgevolgd voordat je iets toezegt?
• Inkoop: zijn klaargezette orders echt besteld en zijn gedeeltelijke leveringen opgevolgd?
• Voorraadverantwoordelijke: zijn telverschillen verklaard en correct geboekt?

Begin bij de handeling die nog niet is afgerond. De taakgidsen helpen je die stap af te werken en het resultaat te controleren.