Een levering ontvangen

Gebruik deze werkwijze wanneer een leverancier goederen levert. Je bent klaar wanneer de ontvangst Geboekt is, de voorraad klopt en inkoop weet wat nog ontbreekt.

Voor het eerst met voorraad werken? Begin met het voorbeeld.

Voor je begint

Leg de goederen en de leverbon klaar. Je hebt de leverancier, de artikelcodes en de ontvangende voorraadlocatie nodig. Een magazijnmedewerker kan ontvangsten verwerken.

Maak één ontvangst per leverancier en voorraadlocatie. Die ontvangst kan meerdere bestellingen van dezelfde leverancier aanvullen. Controleer eerst of een collega deze levering al heeft verwerkt.

Gebruik voor deze levering alleen Goederenontvangsten. Dezelfde goederen ook via Voorraad Uploaden verwerken zou ze dubbel bijboeken.

1. Maak de ontvangst aan

1. Open Inkoop → Goederenontvangsten.
2. Kies Aanmaken.
3. Selecteer de leverancier van de leverbon.
4. Selecteer de Voorraadlocatie waar de goederen aankomen.
5. Controleer de Leveringsdatum en maak de ontvangst aan.

Controle: de ontvangst heeft de status Concept. Er is nog geen voorraad bijgeboekt. Controleer de leverancier en locatie voordat je gaat scannen.

2. Registreer wat werkelijk is aangekomen

1. Scan of typ bij Scannen → SKU de artikelcode van het eerste onderdeel.
2. Vul bij Aantal in hoeveel stuks daadwerkelijk in de levering zitten.
3. Kies Regel toevoegen.
4. Controleer artikel en aantal in Gescande regels. Herhaal dit voor de overige artikelen.

Voorbeeld: er zijn tien filters besteld, maar er komen er zes aan. Je registreert 6. De vier ontbrekende filters scan je niet mee. Is één van de zes beschadigd, dan zit die voorlopig wel in je gescande aantal; die keur je in stap 4 af.

Een scan moet de juiste SKU opleveren. Wordt een code niet herkend, vergelijk hem met het artikelnummer in de catalogus, inclusief voorloopnullen. Laat een onbekend artikel oplossen voordat je het accepteert.

3. Koppel de levering aan open bestellingen

1. Open het actiemenu bij Gescande regels en kies Toewijzen.
2. Controleer de gekoppelde inkooporders en aantallen per regel.

Tembo zoekt open bestellingen van deze leverancier en vult de oudste eerst. Conceptorders doen niet mee. Controleer daarom de koppeling; een leverbonnummer alleen bepaalt niet welke order wordt aangevuld.

• Gematcht: het aantal past op open orderregels. Controleer ook of het het juiste artikel is.
• Gedeeltelijk / teveel: een deel past, maar er zijn extra stuks. Laat inkoop beslissen of je die houdt.
• Onverwacht: er is geen passende open order. Controleer leverancier, SKU en orderstatus met inkoop.

Controle: je begrijpt bij welke bestelling iedere regel hoort, of waarom er een overschot is. Deze toewijzing heeft nog geen voorraad bijgeboekt.

4. Scheid goede en afgekeurde stuks

Gescande stuks staan standaard op accepteren. Controleer dus de staat van de goederen voordat je boekt.

1. Open voor een afwijkende regel het regelmenu en kies Aantallen aanpassen.
2. Vul bij Accepteren het aantal goede stuks in.
3. Vul bij Afkeuren het aantal stuks in dat je niet accepteert.
4. Kies bij afgekeurde stuks een Afkeurreden en sluit met Gereed.

Geaccepteerd + afgekeurd moet op elke regel gelijk zijn aan gescand. Gebruik hele aantallen en houd afgekeurde goederen fysiek apart.

Voor de zes aangekomen filters vul je bijvoorbeeld in:

Vijf stuks zullen aan de voorraad worden toegevoegd. De beschadigde filter voldoet niet aan de bestelling. Samen met de vier niet-geleverde filters blijven dus vijf stuks open.

5. Boek en controleer het resultaat

1. Controleer onder Controleren de gescande, geaccepteerde, afgekeurde en niet-toegewezen aantallen.
2. Kies Boeken. Controleer de bevestiging voordat je definitief bevestigt: een geboekte ontvangst kun je hier niet rechtstreeks terugdraaien.
3. Controleer dat de ontvangst Geboekt is.
4. Open de gekoppelde inkooporder en controleer de ontvangen en openstaande aantallen.
5. Controleer bij het voorraadartikel de ontvangende locatie.

Verwacht resultaat in het voorbeeld: vijf extra aanwezige filters, vijf minder inkomend en een order met status Deels ontvangen. Als niemand ondertussen iets anders heeft geboekt, gaat de aanwezige voorraad uit het doorlopende voorbeeld van 7 naar 12.

Rond de levering ook fysiek af

Berg de goede stuks op en geef beschadiging en ontbrekende aantallen door aan inkoop, met het ontvangst- en ordernummer. Controleer welke klanten of herstellingen op de onderdelen wachten. Hun uitgifte of uitlevering moet nog via de oorspronkelijke opdracht worden verwerkt.

Je bent klaar wanneer de ontvangst geboekt is, de aantallen gecontroleerd zijn en iemand de afwijkingen opvolgt.

Als het anders loopt