Voorraad bijbestellen

Gebruik deze werkwijze als je magazijnvoorraad moet aanvullen. Je bent klaar wanneer de juiste aantallen besteld zijn, de order in Tembo is bijgewerkt en duidelijk is wie de levering opvolgt.

Voor je begint

Laat een medewerker met inkooprechten de bestelling beoordelen en plaatsen. Je hebt de leverancier, ontvangende voorraadlocatie en gewenste artikelen nodig. Controleer bestaande bestellingen voordat je een nieuwe maakt.

Automatische aanvulling vereist een actief aanvullingsbeleid voor het artikel en de locatie. Ontbreekt dat, laat de voorraadverantwoordelijke de instellingen controleren.

1. Begrijp de voorgestelde behoefte

Tembo houdt bij het aanvullen rekening met aanwezig − gereserveerd + inkomend. Een actief beleid heeft een minimum als aanvuldrempel en een maximum als doel.

In het doorlopende voorbeeld zijn zeven filters aanwezig, vijf gereserveerd en geen inkomend. Er zijn dus twee stuks vrij. Bij minimum vijf en doel tien is er behoefte aan acht extra stuks.

Zijn er al tien stuks inkomend, dan komt de planningsstand op twaalf en is op basis van die drempel geen extra bestelling nodig. Controleer daarom eerst of een bestaande order de behoefte al dekt.

1. Open Inkoop → Inkooporders.
2. Kies Recalculate purchase proposals om de behoefte opnieuw te laten beoordelen.
3. Open Inkoop → Leveranciersmand.

Controle: je ziet de te beoordelen behoeften gegroepeerd per leverancier, voorraadlocatie en valuta. Er is hierdoor nog niets besteld.

2. Controleer de leveranciersmand

1. Zoek de juiste leverancier en voorraadlocatie.
2. Controleer de artikelen en de behoefte in voorraadeenheden.
3. Controleer prijs, valuta, minimumafname, verpakking en het aantal voorraadstuks per inkoopeenheid.
4. Beoordeel het in te vullen aantal inkoopeenheden.

Voorbeeld: acht filters nodig, vijf filters per doos. Je bestelt 2 dozen, dus 10 filters. Vul niet acht dozen in omdat de behoefte acht stuks is.

Een ontbrekende leverancier, prijs of inkoopeenheid blokkeert de mand. Laat de betreffende leveranciersgegevens corrigeren en beoordeel opnieuw. Als de mand ondertussen is veranderd, vernieuw je de gegevens voordat je opnieuw indient.

3. Maak de inkooporder klaar

1. Kies bij de gecontroleerde mand Order aanmaken.
2. Controleer op de geopende order opnieuw leverancier, locatie, artikelen en aantallen.

Controle: de order is aangemaakt en staat klaar onder Goedgekeurd. Hij is nog niet bij de leverancier geplaatst. Ook de voorraad is nog niet aangevuld.

Staat er al een voorstel onder Te beoordelen? Open dat voorstel, controleer de bron en kies zo nodig Leverancier kiezen. Goedkeuren maakt de order klaar. Afwijzen vraagt een reden. Maak niet ook een tweede bestelling via de mand voor dezelfde behoefte.

4. Plaats de bestelling

Controleer eerst de bestelmethode van de leverancier:

• Elektronische koppeling: Bestelling plaatsen kan de order daadwerkelijk versturen, als de koppeling actief is.
• Handmatige bestelling: iemand moet de order via het afgesproken kanaal bij de leverancier plaatsen. De knop registreert de bestelling in Tembo; hij verzorgt die externe bestelling niet.

1. Open de gecontroleerde order onder Goedgekeurd.
2. Kies Bestelling plaatsen en bevestig wanneer de order definitief besteld mag worden.
3. Controleer dat de order Besteld is.
4. Controleer de bevestiging van de leverancier of laat de medewerker die handmatig bestelt bevestigen dat dit is gebeurd.

Verwacht resultaat in het voorbeeld: tien filters worden inkomend. Aanwezig en beschikbaar blijven gelijk tot de levering wordt ontvangen en geboekt.

Bij een onzekere elektronische verzending laat je eerst de uitkomst controleren. Nogmaals bestellen kan een dubbele bestelling opleveren.

5. Volg de levering op

Geef door welke order wordt verwacht en wie tekorten opvolgt. Bij aankomst gebruikt het magazijn Een levering ontvangen.

Je bent klaar met bestellen wanneer de order is geplaatst, de externe bestelling is bevestigd of opgevolgd en de inkomende aantallen kloppen. Het magazijn rondt later de ontvangst af.

Als de bestelling moet veranderen

Annuleren kan een klaargezette order stopzetten die nog niet bij de leverancier is geplaatst. De actie kan geen bestelde of deels ontvangen order annuleren.

Moet een reeds geplaatste bestelling stoppen of verandert de levering? Stem dat af met de leverancier en laat de inkoopverantwoordelijke de registratie nakijken. Veronderstel niet dat inkomende voorraad vanzelf verdwijnt na een telefoontje of e-mail.