Verkooporders en toonverkoop

Hoeve De Linde komt een filter kopen en neemt het mee. Een andere klant laat dezelfde filter leveren en retourneert er later één. Beide verlopen via Verkooporders. Dit is voor onderdelen en toebehoren; een machine verkoop je niet via een verkooporder. De eenmalige inrichting (regio, locatie, verkoopkanaal, afhalen en leveren) staat in Verkooporders klaarzetten.

Drie statussen, drie vragen

De lijst toont Orderstatus, Verzending en Factuur naast elkaar. Verzending en Factuur lopen los van elkaar; de orderstatus volgt de factuur.

Een aangemaakte order betekent dus niet dat het onderdeel meegegeven is, en een levering betekent niet dat de factuur betaald is.

Wanneer wordt een order Voltooid? Zodra de factuur van de order verzonden is (of handmatig afgesloten), zet Tembo de order zelf op Voltooid. Een conceptfactuur volstaat niet. De order blijft daarna voltooid, ook als je later een creditnota maakt of de factuur terugstuurt voor correcties. Voltooid zegt niets over de afhaling of de betaling: een order kan voltooid zijn terwijl het onderdeel nog klaarligt. Kijk daarvoor naar Verzending en Factuur.

Zoek en filter in de lijst op In behandeling, Voltooid of Geannuleerd.

1. Een order aanmaken

Kies Verkooporders → Order Aanmaken en vul in:

• Klant (met e-mailadres) en eventueel de Facturatie-identiteit, als de factuur op een bedrijf moet staan.
• Ordertype: Stock order, Rush order (spoed) of Garantie. Het type bepaalt welke kortingsregel voor de klantgroep geldt.
• Producten: zoek op artikel, kies de variant en het aantal. Pas je de prijs aan, dan staat er Aangepaste prijs bij de regel.
• Levering: een verzendoptie, bij balieverkoop Afhalen. Daarna het Leveradres.
• Betaling: de Betalingstermijn en Vervaldag. Leeg laten gebruikt de standaard uit de factuurinstellingen. Een order wordt niet betaald maar gefactureerd.
• Opmerkingen: een interne opmerking (blijft in de admin) en een factuuropmerking (kan op klantdocumenten verschijnen).

Met Bestelbevestiging naar klant mailen stuurt Tembo een bevestiging.

2. Voorraad reserveren

Op de order zie je per regel Gereserveerd, Deels gereserveerd, Niet gereserveerd of Niet beheerd (het artikel heeft geen voorraadbeheer). Is een regel niet volledig gereserveerd, dan toont de order een melding. Kies Voorraad reserveren, de Locatie en de aantallen. Tembo toont wat daar beschikbaar is en weigert meer dan dat. Reserveren legt de voorraad vast, zodat het leveren niet kan mislukken.

3. Meegeven aan de balie (afhalen)

Dit geldt voor een order met Afhaling als Leveringsmethode (zie het blok Overzicht rechts op de order). Zie je daar Verzending, dan staat de order als levering en krijg je Verzending aanmaken in plaats van de afhaalknoppen hieronder.

Een afhalingsorder loopt altijd langs dezelfde drie stappen: Items leveren, Klaar voor afhaling markeren en Afgehaald markeren. Dat geldt ook als de klant al aan de balie staat; je doorloopt de stappen dan meteen na elkaar.

Een bon klaarzetten: Klaar voor afhaling markeren

De knop Klaar voor afhaling markeren staat er niet vanaf het begin. Je krijgt hem pas nadat er een levering is aangemaakt. Zo ga je te werk:

1. Open de order en ga naar het blok Levering. Kies Items leveren (of Levering aanmaken).
2. Kies de Locatie en de hoeveelheden en bevestig. Onder Levering verschijnt nu een kaart Levering #1.
3. Kies op die kaart Klaar voor afhaling markeren.
4. Tembo vraagt Klaar voor afhaling markeren?. Met de schakelaar Klant mailen bepaal je of de klant de e-mail Klaar voor afhaling krijgt. Bevestig met Bevestigen of Bevestigen en mailen.
5. Neemt de klant het onderdeel mee, kies dan op dezelfde kaart Afgehaald markeren.

Staat de klant al aan de balie? Zet dan in stap 4 de schakelaar Klant mailen uit, anders krijgt de klant een e-mail dat het onderdeel klaarligt terwijl je het al meegeeft.

Wat controleer je? Op de kaart Levering #1 staat de levering als klaar, en de knop is veranderd in Afgehaald markeren. Pas na stap 5 staat de order als afgehaald.

Let op: het aanmaken van de levering (stap 2) maakt de factuur aan en vergrendelt prijzen en aantallen, ook als de klant het onderdeel nog niet heeft opgehaald. Zie Wanneer ontstaat de factuur?. Wijzig dus eerst wat nog moet veranderen.

Zoek je het ook onder serviceopdrachten? Een serviceopdracht (werkbon) heeft de status Klaar voor Ophalen, maar die betekent iets anders: de opdracht staat klaar op het werkbord en de technieker kan starten. Tembo heeft voor een serviceopdracht geen status of e-mail waarmee de klant hoort dat de machine klaarstaat; dat laat je de klant zelf weten. Zie Statussen.

4. Verzenden

Bij een leverorder: Items leveren, kies de locatie en hoeveelheden, dan Verzending aanmaken (met optioneel een trackingnummer) en later Geleverd markeren. Tembo kan de klant een Verzonden-mail sturen, met de pakbon erbij.

Of er een e-mail vertrekt, zie je in het venster: staat de melding uit in Instellingen → Notificaties, of heeft de order geen e-mailadres, dan meldt Tembo dat er geen mail gaat.

Een order kan in delen worden geleverd (Gedeeltelijk verzonden). Elke levering staat apart (Levering #1, #2), en een levering kun je annuleren.

Wanneer ontstaat de factuur?

Zodra de eerste levering is aangemaakt, maakt Tembo de factuur aan. Een tweede levering op dezelfde order maakt geen tweede factuur. Vanaf dan zijn prijzen, aantallen en factuurnotities vergrendeld. Op de order kun je ook met de hand Factuur aanmaken. Hoe je de factuur controleert en verstuurt: Facturen controleren, verzenden en corrigeren.

5. De order wijzigen

Een orderregel wijzig je in één stap, zonder aparte controle- of bevestigingsscherm.

Een regel bewerken. Kies bij de regel het menu ⋯ en dan Artikel bewerken. In het zijvenster pas je aan:

• Aantal
• Eenheidsprijs: de prijs per stuk, zonder kortingen
• Korting %: de korting op deze regel (zie Kortingen)
• Interne notitie en Factuurnotitie

Kies Opslaan. Tembo past de wijziging meteen toe en herberekent het regeltotaal en de kortingen op het nieuwe aantal en de nieuwe prijs. Heb je de prijs aangepast, dan staat er bij de regel Aangepaste prijs (was € …).

Een regel toevoegen. Kies Toevoegen bij het overzicht, dan Uit catalogus of Handmatig artikel (met titel en eenheidsprijs), en bevestig met Toevoegen.

Een regel verwijderen. Kies ⋯ → Artikel verwijderen en bevestig met Verwijderen.

Wat controleer je? Het regeltotaal en Totalen onder het overzicht tonen de nieuwe bedragen.

Mislukt een wijziging halverwege, dan draait Tembo ze terug en blijft de order zoals ze was. Staat er toch een banner Niet-bevestigde orderwijziging (bijvoorbeeld van een wijziging die eerder werd onderbroken), dan kun je geen regels wijzigen tot je Wijziging bevestigen of Verwerpen kiest.

Bestaat er een factuur, dan zijn aantal, prijs, korting en factuurnotitie vergrendeld. De interne notitie blijft bewerkbaar.

Adressen wijzig je via Orderadressen bewerken (factuuradres en afleveradres). Het Ordertype wijzigen herberekent de regelgebaseerde kortingen, behalve de korting die je zelf op een regel hebt ingesteld.

Afhalen of leveren wijzigen. Wil de klant het onderdeel toch laten leveren, of komt hij het toch halen? Kies in het blok Levering het menu ⋯ en dan Leveringsmethode wijzigen. Kies de nieuwe verzendoptie; Tembo toont de Verzendkosten die erbij horen. Na Opslaan:

• staan de verzendkosten van de gekozen optie onder Totalen;
• worden de regelkortingen herberekend als de order van afhalen naar leveren gaat of omgekeerd, want de kortingsregels kunnen per leveringswijze verschillen. Een korting die je zelf op een regel zette, blijft staan;
• opent Tembo Orderadressen bewerken als je van afhalen naar leveren gaat en de order nog geen echt leveradres heeft. Vul het afleveradres in.

Kies je dezelfde optie opnieuw, dan neemt de order de huidige prijs van die optie over. Zo zet je een order recht waarop de verzendkosten niet klopten.

De leveringsmethode wijzig je alleen vóór de eerste levering en zolang er geen factuur is. Bestaat er al een levering, annuleer die dan eerst.

6. Kortingen

Onder Totalen zie je subtotaal, verzending, kortingen, btw en totaal. In de kolom Korting van een regel staat het percentage. Houd de muis erop om het bedrag te zien en welke korting het veroorzaakt.

Korting op één regel aanpassen. Open Artikel bewerken, vul bij Korting % een getal tussen 0 en 100 in en kies Opslaan. Dat kan omhoog en omlaag: staat er 25 % uit de klantregels, dan kun je er 20 % van maken. Die korting blijft staan bij latere wijzigingen van aantal of prijs en bij het wijzigen van het ordertype.

Terug naar de klantkorting. Heb je zelf een korting op de regel gezet, dan toont het zijvenster Terug naar de klantkorting. Daarmee geef je de regel weer aan de kortingsregels van de klant.

Een vast bedrag of een vaste artikelprijs kun je niet meer als regelkorting instellen. Pas daarvoor de Eenheidsprijs aan. Bestaat er nog zo'n oude korting op een regel, dan verwijder je ze via ⋯ op die regel. Een oude korting met een vaste artikelprijs wordt bij de eerstvolgende wijziging een gewoon vast bedrag.

7. Een retour

Kies Retour aanmaken bij de levering:

1. Kies de locatie waar het onderdeel naartoe terugkomt, per regel hoeveel en de Retourreden, en eventueel een notitie. Alleen geleverde hoeveelheden komen in aanmerking.
2. Komt het onderdeel terug, kies dan onder Retouren & claims Alles ontvangen, of Gedetailleerd ontvangen. Daar geef je per regel op hoeveel ontvangen en hoeveel beschadigd is. Samen mag dat niet meer zijn dan aangevraagd.
3. Is de retour ontvangen en bestaat er een factuur, dan kun je Creditnota aanmaken. Dat is een apart document: zie Creditnota's.

8. Annuleren en verwijderen

Order annuleren zet de orderstatus op Geannuleerd. Order verwijderen verwijdert de order definitief en vraagt je het ordernummer te typen. Verwijderen wordt geweigerd bij een gekoppelde factuur, bij actieve leveringen en bij een geïnde betaling. Een gekoppelde factuur blokkeert altijd. Een beheerder kan de andere controles omzeilen met Order geforceerd verwijderen: dat geeft gereserveerde voorraad vrij en verwijdert betaalgegevens, en kan niet ongedaan worden gemaakt. Maak bij een foute factuur liever een creditnota dan dat je de order verwijdert.

Documenten

Vanuit de order maak je de Orderbevestiging, de Pakbon en de Picklijst. De picklijst helpt de magazijnier de onderdelen langs de opslagplekken te verzamelen.

Een probleem oplossen

→ Statussen · Voorraad begrijpen · Facturen