Verkooporders klaarzetten: regio, locatie, kanaal en verzending

Hoeve De Linde komt aan de balie een filter kopen en neemt het mee. Een andere klant laat dezelfde filter thuis leveren. Beide verkopen lopen via Verkooporders, maar de order kan pas worden aangemaakt als Tembo weet uit welk magazijn het onderdeel komt, via welk verkoopkanaal het wordt verkocht en hoe het bij de klant komt. Deze gids legt die onderdelen uit in de taal van een machinehandelaar en zegt wat er misgaat als er iets ontbreekt.

De beheerder richt dit eenmalig in via Instellingen. Daarna zie je het bij elke order terug.

Wat verkopen jullie in Tembo?

Tembo verkoopt onderdelen en toebehoren: filters, riemen, olie, snijmessen, kleine uitrusting. Dat zijn producten met een variant (de concrete uitvoering met een eigen artikelnummer, de SKU), een prijs en voorraad.

Een machine (van welk merk of welke soort ook: tractor, maaidorser, graafmachine, heftruck) is geen product. Een machine is een eigen dossier met serienummer, eigenaar, draaiuren en garantiegegevens, en wordt gebruikt voor service, verhuur en garantie. Een machine verkopen met een prijs, een advertentie en een verkoopfactuur kan in Tembo niet via de catalogus. Leg een verkochte machine vast door de eigenaar te wijzigen, of door de status op Verkocht te zetten. De machine blijft dan in de historiek staan.

De begrippen in gewone taal

Wat moet klaarstaan vóór de eerste verkooporder?

1. De regio: waar verkopen jullie?

Open Instellingen → Regio's en controleer dat er één regio bestaat voor België met de munt euro en automatische btw. Verkopen jullie ook in een ander land, voeg dan voor dat land een regio toe. De ordermodal kiest de regio die België bevat. Is die er niet, dan neemt hij de eerste regio uit de lijst.

Klaar wanneer: er één herkenbare regio met euro bestaat.

2. De voorraadlocatie: waar ligt het onderdeel?

Open Instellingen → Locaties & Verzending en controleer dat precies één locatie bestaat, bijvoorbeeld Werkplaats. Tembo reserveert en boekt alle voorraad op die ene locatie. Heb je meer dan één locatie, dan moet Tembo weten welke de werkplaatslocatie is: dat is de omgevingsvariabele WORKSHOP_STOCK_LOCATION_ID. Vraag Tembo die voor jullie omgeving vast te leggen.

Staat die niet goed, dan lijkt de order te lukken, maar Tembo slaat de voorraadreservering over. Je ziet dan nergens een foutmelding, en de voorraad klopt later niet meer. Dit is de meest voorkomende oorzaak van "de voorraad beweegt niet".

Klaar wanneer: één locatie bestaat en Tembo bevestigd heeft welke locatie voor de werkplaats geldt.

3. Het verkoopkanaal: hoe verkopen jullie?

Een verkoopkanaal zegt via welke weg je verkoopt. Voor een dealer zonder webwinkel is één kanaal genoeg, bijvoorbeeld Balie. Open Instellingen → Verkoopkanalen, controleer dat dat kanaal bestaat en dat je locatie eraan gekoppeld is, en zet het als standaardkanaal.

Twee dingen om te weten:

• De ordermodal gebruikt het standaardkanaal van de winkel. Is er geen standaardkanaal, dan neemt hij het eerste uit de lijst.
• Een nieuw onderdeel wordt automatisch in alle verkoopkanalen geplaatst. Voeg dus alleen extra kanalen toe als je ze echt gebruikt.

Klaar wanneer: het kanaal bestaat, aan de locatie gekoppeld is en als standaard staat.

4. Afhalen en leveren: de verzendopties

Een klant kiest bij de order een verzendoptie. Open Instellingen → Locaties & Verzending, kies de locatie en maak daar twee dingen aan:

1. Een afhaaloptie, met Afhalen of Pickup in de naam. De klant haalt het onderdeel aan de balie op en betaalt geen vervoer.
2. Een verzendoptie met prijs, bijvoorbeeld Levering op de hoeve, aan een servicezone voor jullie werkgebied.

De ordermodal toont eerst de afhaalopties en dan de andere, en laat alleen de opties zien van locaties die aan het gekozen verkoopkanaal hangen. Een afhaaloptie wordt herkend aan de naam (afhalen of pickup) of aan het afhaaltype van de levering. Noem je de optie "Balieverkoop", dan behandelt Tembo ze als een gewone levering.

De prijs van de verzendoptie zijn de verzendkosten van de order: je typt ze niet per order in. Wil je een ander bedrag kunnen aanrekenen, maak dan een extra verzendoptie met die prijs. Een order die al bestaat zet je op een andere optie via Leveringsmethode wijzigen in het blok Levering (zie Verkooporders).

Een verzendoptie hoort bij een verzendprofiel. Nieuwe onderdelen krijgen het standaardprofiel, of anders het eerste profiel dat bestaat.

Klaar wanneer: de ordermodal bij de eerste order Afhalen en minstens één leveroptie toont.

5. Klanten, prijzen en kortingen

• Klant: moet een e-mailadres hebben. Wil de klant dat de factuur op een bedrijf staat, kies dan bij de order de juiste facturatie-identiteit.
• Prijs: Tembo vult de prijs van de variant in. Pas je de prijs aan, dan onthoudt Tembo dat het een afwijkende prijs is.
• Korting: hangt af van klantgroep, ordertype, productcategorie en leveringswijze (afhalen of leveren). Zie Klantgroepen en kortingsregels.
• Betalingstermijn: een order wordt niet betaald, maar gefactureerd. Laat je de termijn leeg, dan geldt de standaard uit Factuurinstellingen (dertig dagen). Vul je iets in, dan geldt dat voor de factuur van deze order.

6. De eerste testorder

1. Open Verkooporders → Aanmaken.
2. Kies Hoeve De Linde, ordertype Stock order, het artikel, de verzendoptie Afhalen en controleer het totaal (excl. btw).
3. Maak de order aan en controleer in de voorraad dat het artikel gereserveerd is.
4. Controleer dat de orderstatus, de leveringsstatus en de factuurstatus los van elkaar bijgehouden worden.

→ Verkooporders en toonverkoop · Statussen

Een probleem oplossen