Serviceopdrachten klaarzetten: machine, technieker, tarieven en onderdelen

De machine van Hoeve De Linde, in dit voorbeeld een tractor, verliest vermogen. De balie maakt een serviceopdracht aan (in de werkplaats ook "werkbon" genoemd), de technieker registreert uren en gebruikt een filter, en het kantoor maakt er een factuur van. Dat lukt alleen als vooraf een paar dingen kloppen. Deze gids zegt welke dat zijn, wat ze betekenen in de werkplaats en wat je ziet als er iets ontbreekt.

Gebruik daarnaast Je bedrijf klaarzetten voor de volledige volgorde en Van opdracht tot factuur voor het verloop.

Wat is minimaal nodig om een opdracht aan te maken?

Alleen twee dingen zijn verplicht: een klant en minstens één omschrijving van het werk (bijvoorbeeld "verliest vermogen, filter nakijken"). Zonder omschrijving weigert Tembo de opdracht met de melding dat minstens één serviceomschrijving nodig is.

Alles andere kun je later aanvullen. Toch loont het om vooraf te zorgen voor:

De begrippen in de taal van de werkplaats

1. De machine: merk, type, model, exemplaar

Een machine is een eigen dossier, geen product. Tembo is niet aan één merk of machinesoort gebonden: een dealer met tractoren, maaidorsers, graafmachines of heftrucks van meerdere merken gebruikt dezelfde werkwijze. Zet de gemeenschappelijke gegevens eerst klaar:

1. Merk onder Instellingen → Merken: één item per merk dat jullie verkopen of herstellen. Een merk heeft een naam, een korte unieke code en een logo, een OEM-markering (fabrikant van het origineel) en een status actief of niet actief. Een onderdeel aanmaken kan alleen met een actief merk.
2. Machinetype onder Instellingen → Machine Types: de soort machine, zoals tractor, maaidorser, graafmachine of heftruck. Jullie beheren deze lijst zelf.
3. Machinemodel onder Machine Modellen: merk en modelnummer. Het model kan een type meekrijgen. Een model is uniek per merk en modelnummer samen, dus hetzelfde nummer bij twee merken is geen probleem.
4. De machine zelf onder Machines → Aanmaken: klant, merk, model, serienummer, eventueel kenteken en draaiuren.

Het serienummer is wat het exemplaar van een ander model onderscheidt. Heeft een machine de status Verkocht of is ze van eigenaar veranderd, dan blijft de oude historiek bewaard. Garantiegegevens (begin en einde) staan op de machine en helpen kiezen tussen type Garantie en Standaard.

→ Machine- en klanthistoriek · Machinemodellen

2. De technieker

Een technieker is een medewerker met de rol Technieker. Maak hem aan onder Personeel → Aanmaken met status Actief en geef hem toegang tot het techniekersportaal. Onder Instellingen → Technieker Portaal Rechten leg je vast wat hij mag doen: onderdelen toevoegen, uren boeken, foto's en beschrijvingen aanvullen en werk doorgeven.

Een opdracht kan meerdere techniekers hebben. De eerste is de hoofdtechnieker.

→ Gebruikers en beveiliging · Een werkdag in het techniekersportaal

3. De uurtarieven

Het uurtarief hangt af van het type en de werklocatie. Open Instellingen → Factuurinstellingen → Serviceopdracht Uurtarieven. Je vindt daar:

Bij een nieuwe omgeving staan er voorbeeldwaarden (herstelling € 85 en € 95, garantie € 75 en € 85, verzekering € 90). Vervang ze door jullie afspraken. Een tarief dat bij een urenregel is vastgelegd, verandert niet meer als je het tarief later wijzigt. Controleer dus de eerste urenregel.

4. De verplaatsingskost: verplicht voor werk op locatie

Werk op de hoeve rekent verplaatsingskosten aan, per kilometer en standaard heen en terug. Tembo haalt het tarief uit Instellingen → Factureerbare diensten, bij de dienst Verplaatsingskost.

Dit tarief is verplicht. Bestaat het niet, of staat het uit, dan lukt het aanrekenen niet en meldt Tembo dat er geen actief tarief voor de dienst gevonden is. Controleer dat de dienst bestaat, ingeschakeld is en een tarief per kilometer heeft.

Daarnaast bestaat er een optionele Milieuheffing. Die wordt berekend op het onderdelensubtotaal van een opdracht volgens de ingestelde schijven. Gebruiken jullie geen milieuheffing, dan hoef je niets in te stellen.

5. De onderdelen en de voorraad

Een onderdeel op de opdracht is een onderdelenlijn. Tembo koppelt die aan de voorraad van de werkplaats. Zodra het kan, reserveert Tembo het onderdeel. De reservering volgt het aantal dat nog nodig is, dus het aantal dat nog niet gebruikt is.

Belangrijk:

• Is er te weinig voorraad, dan kun je het onderdeel toch toevoegen. Tembo slaat de reservering over en markeert dat. Je kunt het onderdeel later bestellen.
• Is het artikel niet voor voorraadbeheer ingesteld, of is de werkplaatslocatie niet vastgelegd, dan krijgt de lijn geen reservering. Controleer dan de voorraadinstellingen.
• Het onderdeel moet bestaan als product met variant en artikelnummer. Staat het nog niet in de catalogus, maak het dan aan via Een onderdeel aanmaken.

6. De factuur: identiteit, afzender en betaaltermijn

De factuur komt op de facturatie-identiteit van de opdracht. Kies er geen, dan geldt de hoofdidentiteit van de klant. Controleer vooraf de bedrijfsgegevens, de nummering en de betalingsvoorwaarden onder Factuurinstellingen.

Wat gebeurt er met het type?

→ Statussen · Garantie en verzekering

De eerste serviceopdracht controleren

1. Maak een opdracht voor Hoeve De Linde met de machine, een omschrijving, type Standaard en werklocatie Werkplaats.
2. Wijs een technieker toe en zet de opdracht op Klaar voor Ophalen.
3. Laat de technieker uren boeken en een onderdeel toevoegen.
4. Controleer het uurtarief op de urenregel en dat het onderdeel gereserveerd is.
5. Herhaal met werklocatie Op locatie en een afstand om de verplaatsingskost te controleren.

Een probleem oplossen