Meldingen, voorkeuren, merkaliassen en de Adsolut-koppeling

De kleinere schermen in de admin: klantmails en teammeldingen, persoonlijke voorkeuren, de vaste weergaven in de lijst, merkaliassen en -conflicten, de Adsolut-koppeling en een voorraadupload.

Dit zijn de schermen die je niet elke dag opent, maar die bepalen wat de klant per e-mail krijgt, hoe de lijsten eruitzien en hoe leveranciersgegevens en de boekhouding aansluiten. De beheerder stelt de meeste ervan eenmalig in.

Meldingen: welke e-mails sturen we?

Open Instellingen → Notificaties. Er zijn twee groepen.

Klantmeldingen gaan naar het e-mailadres van de bestelling. Logo en afzender komen uit de bedrijfsinstellingen.

Melding	Wanneer wordt ze verstuurd?
Bestelbevestiging	Wanneer een bestelling wordt geplaatst.
Klaar voor afhaling	Wanneer een afhaallevering klaarstaat.
Verzonden	Wanneer een levering wordt verzonden.

Teammeldingen zijn interne mails voor je eigen team. Nu is er Nieuwe bestelling, bij het plaatsen van een bestelling.

Elke melding heeft een status: Ingeschakeld, Uitgeschakeld of Geen ontvangers. Kies Bewerken en stel in:

Automatisch verzenden: de mail vertrekt telkens als het gebeurt. Een testmail werkt ook als dit uitstaat.
Ontvangers (alleen teammeldingen): e-mailadressen gescheiden door een komma. Zonder ontvangers wordt niets verzonden.
Prijzen: Geen prijzen, Definitieve prijzen (inclusief korting) of Prijzen met kortingsdetail. Zonder prijzen verdwijnen ook btw, verzendkosten en totalen. Een pdf-bijlage volgt dezelfde keuze.
Artikelcodes tonen: de artikelcode bij elke regel.
Bijlage: de bestelbevestiging als pdf, of bij Verzonden de pakbon.
Admin-adres: het adres voor de knop Open bestelling in de mail. Neem /app op in het adres.

Met Voorbeeld bekijken zie je de mail met de opgeslagen instellingen, voor een echte order of voor fictieve gegevens. Testmail versturen stuurt alleen naar het e-mailadres uit de bedrijfsinstellingen.

Een melding die uitstaat, komt terug in de orderschermen: bij het afhaalklaar of verzonden markeren meldt Tembo dat er geen e-mail wordt verzonden omdat de melding uitstaat, of omdat de bestelling geen e-mailadres heeft. Zie Verkooporders.

Persoonlijke voorkeuren

Onder Instellingen → Preferences (de koppen staan hier nog in het Engels) vind je wat voor jou geldt:

Keyboard Shortcuts: Price Details Shortcut (Shift + D). Staat dit uit, dan zijn prijsdetails (korting, nettoprijs) altijd zichtbaar. Staat het aan, dan toon of verberg je ze met Shift + D.
Technician display. Kies of technikers in lijsten met hun naam of hun medewerkersnummer (bijvoorbeeld #T001) verschijnen. Heeft een technieker geen nummer, dan toont Tembo de naam.
Algemene productlabels. Kleuren en labels die voor alle gebruikers gelden en die je bij elk product kunt kiezen, zoals een rode markering. Een label heeft een naam en een geldige kleur. Wijzigingen gelden voor iedereen.

De vaste weergaven in de serviceopdrachtenlijst

Boven de lijst met serviceopdrachten staan snelle filters: Alles, Concept, Facturatie en In beoordeling. Ze filteren op status. Het zijn vaste filters. Je kunt er geen eigen aan toevoegen, maar je kunt wel zelf aanvullend filteren op prioriteit, type, klant of technieker.

Merkaliassen en merkconflicten

Leveranciersbestanden spellen hetzelfde merk op vele manieren ("CLAAS", "Claas", "claas "). Een alias koppelt zo'n schrijfwijze aan één merk. Open Instellingen → Merken en kies de pagina Merkaliassen. Onbekende schrijfwijzen maakt Tembo tijdens een import vanzelf aan. Controleer ze hier.

Tembo zoekt een merk in deze volgorde: een alias van deze leverancier, een globale alias, een exact merk met die naam, en pas dan maakt Tembo een nieuw merk aan.

Filter op Herleid, Niet herleid of Geen merk. Per alias kun je:

Aan merk toewijzen: koppel de schrijfwijze aan een bestaand merk.
Merk aanmaken: maak een nieuw merk aan voor deze schrijfwijze.
Markeren als geen merk: sommige kolommen lijken op merken, maar bevatten productfamilies. Markeer ze zodat ze niet als merk gelden.
Alias verwijderen.

Het Bereik is Globaal of beperkt tot één Leverancier.

Merkconflicten verschijnen wanneer twee leveranciers voor hetzelfde artikel een ander merk opgeven. De sterkste bron behield de koppeling. Je kiest Huidig merk behouden of Nieuw merk gebruiken. Hoe de merkherleiding per leverancier werkt: zie Leveranciers.

De Adsolut-koppeling

Open Instellingen → Adsolut. Staat er Integratie Niet Actief, dan is de koppeling voor jullie omgeving nog niet ingeschakeld: neem contact op met Tembo.

Verbind met Adsolut: Tembo stuurt je door naar Wolters Kluwer om in te loggen. Heb je meerdere administraties, kies dan bij Selecteer Administratie de juiste.
In Verbindingsinstellingen zet je Synchronisatie inschakelen aan (de hoofdschakelaar) en eventueel Automatisch klanten synchroniseren, waarmee een nieuwe klant bij het aanmaken naar Adsolut gaat. Is de sessie verlopen, kies dan Opnieuw verbinden met Adsolut.
Test Verbinding controleert of de koppeling werkt.
Klanten Importeren haalt bestaande klanten uit Adsolut. Doe dit vóór je dezelfde klanten met de hand aanmaakt, en controleer daarna de klant en de koppeling.

Onder Boekhoudcodes leg je vast hoe facturen in Adsolut geboekt worden: het Verkoopboek, de Productcode (onderdelen), de Werkurencode (arbeid), de Kortingscode en de Extra kortingscode, en de Korting creditcode en Korting debetcode. Vraag de juiste codes aan de boekhouding.

Ook de Milieuheffing staat hier. Zet Milieuheffing berekenen aan, geef een Omschrijving op factuur (standaard MILIEUHEFFING) en een Boekhoudcode milieuheffing, en definieer Tarieven (intervallen). Het onderdelentotaal (zonder werk en verplaatsing) valt in één interval, met een Percentage of een Vast bedrag. Alleen het laatste interval mag een lege bovengrens hebben. Zonder intervallen is de heffing niet actief. Tembo voegt de regel automatisch toe na het aanmaken van de factuur.

→ Peppol en Adsolut · Je bedrijf klaarzetten

Voorraad uploaden met een scanner of csv

Onder Voorraad → Voorraad Uploaden voeg je losse aantallen toe. Kies Scanner / Plakken (één artikelcode per regel, dubbelen worden geteld, SKU,5 voor vijf stuks) of CSV Bestand met de kolommen SKU,Hoeveelheid. Je kunt een template downloaden. Daarna toont Tembo wat is toegevoegd en welke artikelcodes niet gevonden zijn.

Een upload telt aantallen op; een correctie vraagt de eindstand. Hoe die twee verschillen: Voorraad tellen en corrigeren.

Een probleem oplossen

Je ziet	Meestal betekent het	Wat doe je?
De klant krijgt geen mail	De melding staat uit, of de bestelling heeft geen e-mailadres.	Controleer Instellingen → Notificaties en het adres bij de klant.
Status Geen ontvangers	Een teammelding zonder e-mailadressen.	Voeg ontvangers toe.
Testmail komt niet aan bij een collega	Testmails gaan alleen naar het adres uit de bedrijfsinstellingen.	Controleer dat adres.
Een alias staat op Niet herleid	Een schrijfwijze is nog niet gekoppeld.	Kies Aan merk toewijzen of Merk aanmaken.
Een productfamilie verschijnt als merk	De kolom bevat geen merken.	Kies Markeren als geen merk.
Integratie Niet Actief	De Adsolut-koppeling is niet ingeschakeld.	Neem contact op met Tembo.