Klant- en machinehistoriek
Vind terug wat er eerder aan een machine en voor een klant is gedaan, ook nadat de machine van eigenaar is veranderd.
Een jaar na de herstelling belt Hoeve De Linde opnieuw. De tractor trekt weer minder goed. De baliemedewerker wil voor ze iets toezegt weten wat er vorige keer is gedaan: was het dezelfde filter, wie heeft eraan gewerkt en wat stond er op de factuur?
In Tembo zit dat antwoord op twee plekken. De machinepagina is het dossier van de tractor zelf: elke opdracht, elk gesprek en elk document dat bij die machine hoort. De klantpagina toont wat voor die klant is gedaan en gefactureerd, over al zijn machines heen. Zolang dezelfde klant dezelfde machine heeft, vertellen ze hetzelfde verhaal. Wordt de machine verkocht, dan gaan ze uit elkaar, en juist dan is het belangrijk te weten waar je kijkt.
Kies je startpunt
Nieuw in Tembo? Lees het voorbeeld hieronder van begin tot einde. Je hoeft daarvoor niets in het systeem te wijzigen.
Meteen iets opzoeken? Ga rechtstreeks naar wat je nodig hebt:
- Een machine terugvinden en haar dossier lezen.
- Een gesprek met de klant vastleggen.
- Zien wat een klant allemaal heeft laten doen.
- Een machine aan een nieuwe eigenaar toewijzen.
Het voorbeeld gebruikt de fictieve klant Hoeve De Linde met een tractor, dezelfde als in Van opdracht tot factuur. Later koopt de fictieve klant Loonwerken De Veldhoeve de tractor over. Namen, nummers en data zijn voorbeelden.
1. Het telefoontje: eerst de machine terugvinden
De balie opent Machines en zoekt op het serienummer of het model. Kent de klant het serienummer niet, open dan de klant in Klanten en kies de tractor bij Machines op de klantpagina. Beide wegen komen op dezelfde machinepagina uit.
Controleer bovenaan dat je de juiste machine hebt: Merk, Modelnummer, Serienummer en eventueel Kenteken. Heeft de klant meerdere tractoren van hetzelfde model, dan is het serienummer het enige dat ze uit elkaar houdt.
2. Het dossier van de tractor lezen
Op de machinepagina staat alles wat aan deze tractor hangt, wie op dat moment ook de eigenaar was.
- Serviceorders: elke opdracht voor deze machine, met type, status en datum. De herstelling van vorig jaar staat hier ook. Open ze om de diagnose, de gebruikte onderdelen en het serviceoverzicht terug te lezen. Daar zie je dat toen FILTER-001 is vervangen.
- Laatst Geregistreerde Draaiuren: de meest recente draaiurenstand. Vult iemand op een serviceopdracht een draaiurenstand in, dan werkt Tembo die hier bij, maar alleen als die stand minstens even recent is als de vorige. Een oude opdracht die later wordt aangepast, zet de teller dus niet terug.
- Garantie & Verzekering: de Garantieperiode en de Status: Actief, Verloopt Binnenkort, Verlopen of Geen Garantie. Is de garantie nog actief, dan hoort de nieuwe opdracht mogelijk het type Garantie te krijgen in plaats van Standaard.
- Afbeeldingen en Documenten: foto's en bestanden voor precies deze machine, zoals een keuringsverslag of de foto van een schade.
- Opmerkingen: vaste aandachtspunten voor iedereen die aan de tractor werkt.
Een handleiding of specificatieblad dat voor elk exemplaar van het model geldt, hoort niet bij één machine. Leg dat vast bij Documenten op het model in Machine Modellen, zodat de hele werkplaats dezelfde versie gebruikt.
Wat controleer je? Je weet welke opdrachten er eerder waren, of de machine nog onder garantie valt en wat de laatste draaiurenstand is. Pas daarna maak je de nieuwe opdracht aan.
→ Een nieuwe opdracht aanmaken.
3. Het gesprek vastleggen
Wat de klant aan de telefoon vertelt, is later vaak net het stukje informatie dat ontbreekt. De balie klikt daarom bij Communicatielogboek op de machinepagina op Toevoegen, kiest als type Inkomend gesprek en noteert kort wat de klant zei: "Trekt minder bij zwaar werk, sinds ongeveer twee weken."
Andere types zijn onder meer Uitgaand gesprek, E-mail, WhatsApp, Externe interventie en Ter plaatse notitie. Vink Alleen intern aan voor iets wat niet voor de klant bedoeld is. Een belangrijke notitie kun je Vastzetten, zodat ze bovenaan blijft staan.
4. De klant in één oogopslag
Soms gaat de vraag niet over één tractor maar over de klant: hoeveel hebben we dit jaar gefactureerd, of welke machines heeft Hoeve De Linde bij ons in onderhoud? Open dan de klant in Klanten.
- Serviceopdrachten en Facturen: alles wat voor deze klant is uitgevoerd en gefactureerd, over al zijn machines heen.
- Machines: de machines die nu op naam van deze klant staan.
- Machine communicatielogboek: de gesprekken en notities van al zijn machines samen.
- Facturatie-identiteiten: de namen of firma's waarop de klant factureert. Controleer dit voor je een nieuwe opdracht maakt als de klant met meerdere firma's werkt.
Wat controleer je? De klantpagina toont wat de klant heeft laten doen; de machinepagina toont wat er met de machine is gebeurd. Twijfel je waar iets thuishoort, stel jezelf dan de vraag: gaat het over wie betaalde, of over de tractor?
5. De tractor wordt verkocht
In het voorjaar verkoopt Hoeve De Linde de tractor aan Loonwerken De Veldhoeve. De nieuwe eigenaar laat hem ook bij jullie onderhouden.
De balie opent de machinepagina, kiest bij Overzicht voor Bewerken en selecteert bij Klant de nieuwe eigenaar. Maak geen nieuwe machine aan: dan knip je de historiek van de tractor in twee.
Na het opslaan verschijnt bij Eigendomsgeschiedenis een regel met de datum, de vorige en de nieuwe klant en het type Overdracht. Tembo toont daar, net als bij Klant in Overzicht, de contactpersoon van elke klant: hier Geert Lambrecht van Hoeve De Linde en Bram Peeters van Loonwerken De Veldhoeve.
6. Wat blijft waar na de verkoop?
Een eigendomswijziging herschrijft het verleden niet. Oude opdrachten en facturen blijven bij de klant voor wie het werk is gedaan.
| Waar kijk je? | Wat zie je na de verkoop? |
|---|---|
| Machinepagina, Serviceorders | Alle opdrachten van de tractor: die van Hoeve De Linde én de nieuwe van De Veldhoeve. |
| Machinepagina, Eigendomsgeschiedenis | De overdracht met datum, vorige en nieuwe eigenaar. |
| Hoeve De Linde, Serviceopdrachten en Facturen | De opdrachten en facturen van vóór de verkoop. Die blijven op naam van Hoeve De Linde staan. |
| Hoeve De Linde, Machines | De tractor staat er niet meer bij. |
| Loonwerken De Veldhoeve, Machines | De tractor staat er nu bij. |
| Loonwerken De Veldhoeve, Serviceopdrachten en Facturen | Alleen de opdrachten en facturen die voor De Veldhoeve zijn gemaakt, dus pas vanaf de verkoop. |
Belt De Veldhoeve met een vraag over wat er vóór de aankoop aan de tractor is gedaan, kijk dan op de machinepagina, niet op hun klantpagina.
Het hele verloop naast elkaar
| Moment | Machinepagina | Klantpagina Hoeve De Linde | Klantpagina De Veldhoeve |
|---|---|---|---|
| Na de eerste herstelling | 1 opdracht bij Serviceorders | 1 opdracht, 1 factuur, tractor bij Machines | — |
| Het gesprek een jaar later | Gesprek in Communicatielogboek | Gesprek in Machine communicatielogboek | — |
| De tractor verkocht | Regel Overdracht in Eigendomsgeschiedenis | Oude opdracht en factuur blijven; tractor weg bij Machines | Tractor bij Machines, nog geen opdrachten |
| Eerste opdracht voor De Veldhoeve | 2 opdrachten | Ongewijzigd | 1 opdracht |
Wat controleer je aan het einde van de dag?
- Balie: zijn de gesprekken van vandaag bij de juiste machine vastgelegd, en is elke nieuwe opdracht aan een bestaande machine gekoppeld in plaats van aan een dubbele?
- Technieker: staan de draaiurenstanden van vandaag op de opdrachten, zodat de machinepagina de juiste stand toont?
- Kantoor: is een verkochte machine aan de nieuwe eigenaar toegewezen voordat er een opdracht voor die eigenaar werd gemaakt?
Begin bij wat nog niet klopt. Het begin van deze pagina brengt je naar de juiste stap.