Facturen controleren, verzenden en corrigeren
Volg de factuur van Hoeve De Linde van de laatste controle tot betaling, met de weg terug bij een fout.
Woensdagochtend is de tractor van Hoeve De Linde hersteld. De technieker heeft het werk ingediend en kantoor heeft de serviceopdracht nagekeken. De opdracht staat op In Facturering en de bijbehorende factuur op Concept. Nu neemt de boekhouding over: klopt wat de klant zal ontvangen, hoe vertrekt de factuur en wie volgt de betaling op?
We gaan verder met de fictieve klant en tractor uit Van opdracht tot factuur. Op de opdracht staat onder meer één FILTER-001, gebruikt op de voorraadlocatie Werkplaats. De voorbeelden hieronder zijn geen echte facturen of boekingen.
Kies je startpunt
Je eerste factuur? Lees het verhaal van begin tot einde. Je ziet zo ook wat jouw handeling betekent voor de collega's in de werkplaats.
Een factuur afwerken? Ga rechtstreeks naar het moment waar je bent:
- De conceptfactuur controleren.
- Het document bekijken en het kanaal kiezen.
- Verzending en betaling opvolgen.
- Een fout in het werk teruggeven.
- Een verzonden factuur crediteren.
De beschikbare leveringskanalen hangen af van de koppelingen die je bedrijf gebruikt.
1. De boekhouding neemt de opdracht over
Via Open factuur op de serviceopdracht of via Facturen opent de boekhouding het concept. De onderdelen, uren, verplaatsing en het serviceoverzicht komen uit de opdracht. Leg die twee even naast elkaar: de factuur moet vertellen wat voor deze klant is gedaan en wat daarvoor wordt aangerekend.
Controleer eerst Gefactureerd aan. Dat is vooral belangrijk wanneer Hoeve De Linde meerdere facturatie-identiteiten gebruikt. Daarna bekijk je Items & Diensten en Totalen:
- Staat FILTER-001 er met het juiste aantal en de afgesproken prijs op, samen met de andere gebruikte onderdelen?
- Kloppen de uren, tarieven en eventuele verplaatsingskosten met de opdracht?
- Zijn kortingen, btw en het totaalbedrag juist?
- Kloppen factuurdatum, vervaldatum, betalingsvoorwaarden en de Gestructureerde mededeling waarmee de klant betaalt?
Lees ook de uitleg bij het werk alsof je Hoeve De Linde bent. Kan de klant begrijpen waarvoor de uren en onderdelen nodig waren? Ontbreekt er werk of is de registratie verkeerd, geef dat dan terug aan kantoor of de technieker via de correctieronde.
Wie doet wat? Kantoor bevestigt wat uitgevoerd en afgesproken is. De boekhouding controleert de factuurgegevens en het bedrag voordat het document vertrekt.
2. Bekijken wat de klant zal ontvangen
Klik op Bekijk & Verzend. Dit opent het verzendscherm; de factuur vertrekt pas wanneer je daar de verzending bevestigt.
Controleer het e-mailadres bij To, eventuele extra adressen bij CC en de Taal. Tembo stelt een taal voor op basis van de klantgegevens; je kunt Nederlands, Frans of Engels kiezen. Voor Hoeve De Linde laten we Nederlands staan.
Bekijk vervolgens Document Voorbeeld. Onder PDF Opties bepaal je of je de service groepeert. Wil je de serviceregels afzonderlijk tonen, zet Service groeperen uit; daarna kun je met Toon uren & tarieven kiezen of die details zichtbaar zijn. Controleer opnieuw het voorbeeld na je keuze.
In E-mail Voorbeeld zie je het begeleidende bericht. Voeg bij Persoonlijk Bericht bijvoorbeeld een korte toelichting toe die bij deze herstelling past. Bij Alleen Adsolut (geen e-mail) is er alleen een documentvoorbeeld, omdat Tembo dan geen klantmail verstuurt.
Kies het Leveringsplatform dat bij de afspraken met de klant en je boekhouding hoort:
| Keuze | Wat gebeurt er bij verzending? |
|---|---|
| Alleen E-mail | Tembo verstuurt de factuur als PDF naar het opgegeven e-mailadres. |
| PEPPOL + E-mail | De factuur gaat elektronisch via Peppol en de klant krijgt ook een e-mail met PDF. |
| Adsolut + E-mail | Tembo stuurt de factuur naar Adsolut en verstuurt de klantmail met PDF. |
| Alleen Adsolut (geen e-mail) | De factuur gaat naar Adsolut. De verzending naar de klant wordt vanuit Adsolut afgehandeld. |
Je ziet alleen de aanvullende kanalen die voor je omgeving beschikbaar zijn. Gebruik je Adsolut, dan moet ook de klant daar gekoppeld zijn voordat je via dat kanaal kunt verzenden.
Wat controleer je? Ontvanger, taal, documentvoorbeeld en leveringsplatform passen bij dezelfde klant. Bevestig daarna met de verzendknop voor het gekozen kanaal.
3. De factuur vertrekt en de werkplaats is klaar
Na een geslaagde verzending staat de factuur op Verzonden en is ze vergrendeld voor gewone bewerkingen. De gekoppelde serviceopdracht gaat van In Facturering naar Afgesloten. Daarmee is het werk overgedragen: de werkplaats is klaar, de boekhouding volgt verder op.
Gebruikt Hoeve De Linde Peppol, bekijk dan ook het Peppol-blok op de factuur voor de afleverstatus. Bij Adsolut controleer je in Adsolut Boekhouding de synchronisatiestatus en het documentnummer. Een factuurstatus en de status van een koppeling vertellen elk iets over hun eigen stap; controleer beide waar die blokken beschikbaar zijn.
Is de factuur via een andere afgesproken weg bezorgd? Op een conceptfactuur kun je Afsluiten zonder verzenden kiezen. Dat zet de factuur eveneens op Verzonden en sluit de gekoppelde serviceopdracht. Deze actie verstuurt geen e-mail, Peppol-document of Adsolut-boeking. Gebruik ze dus alleen als de aflevering en eventuele boekhoudkundige verwerking apart zijn geregeld.
Via PDF Downloaden kun je het document na afloop terugnemen. Controleer bij twijfel ook de activiteit op de factuur om te zien welke handelingen al gebeurd zijn.
4. De betaling blijft bij de boekhouding
Een week later kijkt de boekhouding na welke facturen nog openstaan. De tractor is al terug bij Hoeve De Linde, maar de factuur blijft op Verzonden zolang de betaling niet in Tembo is verwerkt.
Bij een actieve bankkoppeling kan Tembo een ontvangen betaling aan de factuur koppelen en die op Betaald zetten. Een medewerker kan een banktransactie ook handmatig aan een factuur koppelen. Controleer steeds of de juiste betaling bij de juiste factuur hoort.
Werk je met Adsolut, controleer daar de boeking en stem de betalingsopvolging af met de boekhouding. Gesynchroniseerd in het Adsolut-blok bevestigt de overdracht naar Adsolut; voor de betalingsopvolging kijk je naar de betaling zelf en de factuurstatus.
Is de vervaldatum voorbij en staat de betaling nog open, kies dan Herinnering Verzenden. Deze actie is beschikbaar bij Verzonden en Vervallen. Controleer eerst of er intussen betaald is of een correctie met de klant werd afgesproken. In het herinneringsscherm zie je eerdere herinneringen en kun je ontvanger, taal en een extra bericht nakijken voordat je verzendt.
Wat controleer je? Elke openstaande factuur heeft een volgende stap: betaling verwerken, een klantafspraak opvolgen of een herinnering sturen. Kijk daarbij ook naar de vervaldatum.
5. Er ontbreekt nog werk op de conceptfactuur
Terug naar de controle op woensdag: stel dat de boekhouding merkt dat een deel van de gewerkte uren ontbreekt. De factuur is nog niet verstuurd. Kantoor vraagt de technieker om de registratie aan te vullen en kiest op de factuur Terug voor Correcties.
De factuur staat nu op Correctie Nodig. De gekoppelde serviceopdracht gaat naar Terug voor Controle, zodat kantoor of de technieker het werk kan aanpassen. Spreek duidelijk af wat ontbreekt; de collega moet weten welke registratie opnieuw nagekeken moet worden.
Na het aanvullen worden de correcties op de opdracht ingediend. In het kantoorscherm heet die actie Terugsturen naar Facturatie. Tembo bouwt de factuur opnieuw op vanuit de bijgewerkte opdracht, met hetzelfde factuurnummer. De factuur wordt weer Concept en de opdracht staat opnieuw op In Facturering.
De boekhouding neemt opnieuw over en controleert de volledige factuur en het documentvoorbeeld. Eerdere aanpassingen op de factuur zelf kunnen door het opnieuw opbouwen vervangen zijn. Daarna verzend je de gecontroleerde versie.
Deze route hoort bij een factuur die aan een serviceopdracht gekoppeld is. De actie kan ook zichtbaar zijn bij Verzonden of Vervallen. Voor een al per e-mail verstuurde, nog onbetaalde factuur laat je de boekhouding eerst controleren of ze nog niet geboekt is en onder hetzelfde nummer kan worden vervangen. Is ze al verwerkt of via Peppol uitgereikt, volg dan de creditnotaroute hieronder. Bij Betaald is Terug voor Correcties niet beschikbaar.
→ Bekijk hoe kantoor en technieker het werk aan elkaar doorgeven.
6. De klant meldt een fout na verzending
Hoeve De Linde belt na ontvangst: er is een onderdeel aangerekend dat volgens de afspraak niet voor hun rekening was. Kantoor bevestigt de afspraak en geeft aan de boekhouding door welke regel moet worden gecrediteerd.
Open de oorspronkelijke factuur en kies Creditnota Aanmaken. Dit kan bij een factuur op Verzonden, Vervallen of Betaald. In het formulier staan aanvankelijk alle regels met hun volledige aantal geselecteerd.
- Volledig crediteren: laat alle regels en aantallen geselecteerd.
- Gedeeltelijk crediteren: selecteer alleen de betrokken regels en verlaag zo nodig het te crediteren aantal. In ons voorbeeld laat je alleen het bewuste onderdeel geselecteerd.
Noteer een duidelijke reden, zodat de klant en de boekhouding begrijpen waarom het bedrag wordt teruggenomen. Maak de creditnota aan en controleer het nieuwe document. Je kunt er de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur terugvinden.
Aanmaken is nog niet verzenden. Open op de conceptcreditnota Bekijk & Verzend, controleer het voorbeeld en verstuur ze via het kanaal dat bij de oorspronkelijke factuur hoort. Is de oorspronkelijke factuur succesvol via Peppol verwerkt, dan vereist Tembo dat de creditnota ook via Peppol wordt verstuurd.
De boekhouding volgt vervolgens de verrekening of terugbetaling op. Een creditnota aanmaken of versturen voert op zichzelf geen terugbetaling uit.
Het hele verloop naast elkaar
De correctieronde en de creditnota zijn zijpaden; niet elke factuur doorloopt alle rijen.
| Moment | Factuur | Serviceopdracht | Wie is aan zet? |
|---|---|---|---|
| Kantoor heeft het werk goedgekeurd | Concept | In Facturering | Boekhouding controleert en verzendt. |
| Registratie moet worden aangevuld | Correctie Nodig | Terug voor Controle | Kantoor of technieker past de opdracht aan. |
| Correcties zijn ingediend | Concept, hetzelfde nummer | In Facturering | Boekhouding controleert opnieuw. |
| Factuur verzonden of afgesloten zonder verzending | Verzonden | Afgesloten | Boekhouding volgt aflevering en betaling op. |
| Factuur staat op Vervallen | Vervallen | Afgesloten | Boekhouding controleert de betaling en stuurt zo nodig een herinnering. |
| Betaling verwerkt | Betaald | Afgesloten | Boekhouding controleert de koppeling met de betaling. |
| Correctie na uitreiking | Afzonderlijke creditnota: Concept → Verzonden | Afgesloten | Boekhouding verzendt en volgt de verrekening op. |
| Factuur geannuleerd | Geannuleerd | Controleer de gekoppelde opdracht | Boekhouding controleert de reden voor annulering en of verdere afhandeling nodig is. |
Geannuleerd is een eindstatus van de factuur. Die status is op zichzelf geen creditnota.
Wat controleer je aan het einde van de dag?
- Kantoor: zijn vragen over uitgevoerd werk beantwoord en teruggestuurde opdrachten toegewezen aan iemand die de correctie kan afwerken?
- Technieker: zijn gevraagde aanvullingen geregistreerd en zijn de correcties opnieuw ingediend?
- Boekhouding: zijn concepten gecontroleerd en verzonden, zijn de beschikbare Peppol- en Adsolut-statussen nagekeken en heeft iedere openstaande betaling een volgende stap?
- Boekhouding bij correcties: is de opnieuw opgebouwde factuur opnieuw gecontroleerd, of is de creditnota daadwerkelijk verzonden en de verrekening opgevolgd?
Wil je terug naar de opdracht achter de factuur, open dan Serviceopdracht Bekijken. De volledige werkwijze van opdracht tot factuur laat zien wie vóór deze stap aan zet was.