Het techniekersportaal buiten de werkdag: opdrachten aanmaken, verhuur, machinemodellen en instellingen

De werkdag zelf staat in Een werkdag in het techniekersportaal: aanmelden, Mijn Werk, timer, onderdelen en doorgeven. Deze pagina gaat over de rest van het portaal. In de balk zie je naast Mijn Werk ook Verhuur en Machinemodellen, en bij je profiel Instellingen, Wachtwoord wijzigen en Uitloggen.

Zelf een serviceopdracht aanmaken

Een technieker die ter plaatse een probleem ziet, kan zelf een opdracht aanmaken in plaats van het kantoor te bellen. De opdracht heeft drie stappen: Probleem, Service en Planning.

Probleem

• Klant en Machine. Kies eerst de klant; daarna toont het portaal de machines van die klant. Een machine is optioneel (Geen machine).
• Draaiuren. Zodra je een machine kiest, zijn de draaiuren verplicht. Ze worden ook op de machine bijgewerkt.
• Defectdatum: wanneer het probleem werd gemeld.
• Beschrijving: minstens één omschrijving is verplicht. Je kunt meer dan één toevoegen en bij elk probleem een Diagnose noteren.
• Foutcodes: van het display of de diagnosetool van de machine. Elke code moet geldig zijn en komt maar één keer voor.

Service

• Type service: Standaard, Garantie, Verzekering, Intern, Verkoopvoorbereiding of Offerte. Wat elk type betekent en waar het eindigt staat in Serviceopdrachten klaarzetten.
• Locatie: Werkplaats of Klantlocatie.
• Service kenmerken: aanvinkopties zoals Heeft afspraak, Vervangend voertuig nodig, Is herhaalde reparatie, Inclusief klein onderhoud, Inclusief groot onderhoud en Inclusief reiniging. Ze helpen het kantoor de opdracht te beoordelen.

Planning: een start- en einddatum met tijd, als de opdracht al ingepland is.

Na het aanmaken staat de opdracht in het kantoorscherm op Concept. Het kantoor kan haar vrijgeven. Wil je zelf aan de slag, dan zet je haar volgens je rechten op Klaar voor Ophalen.

Verhuurmateriaal in het portaal

Onder Verhuur zie je het verhuurmateriaal als Lijst of als Kanban. Het portaal is bedoeld voor het uit- en inchecken en voor het vastleggen van de toestand. Het tarief en de factuur beheert het kantoor: zie Verhuur: van reservatie tot factuur.

Een verhuur kan Per Uur, Per Dag, Per Maand, Per Zes Maanden of Jaarlijks worden afgerekend.

Nieuwe verhuur: kies Verhuur Aanmaken, een klant en een machine (alleen machines die voor verhuur beschikbaar zijn), vul het Uurtarief en Dagtarief in en eventueel een beschrijving en notities.

Uitchecken (vertrek). Open de verhuur en kies Materiaal Uitchecken. Je legt vast:

• de startmachineuren en de technicus die het materiaal meegeeft;
• de toestand (Uitstekend, Goed, Matig of Slecht - Vereist Onderhoud) en het brandstofniveau (leeg tot vol);
• de conditiechecklist per zone (voorkant, cabine, achterkant), bijvoorbeeld glas, spiegels, trekhaak, gewichten, hydrauliek en toebehoren, plus Andere opmerkingen;
• vertrekfoto's en vertreknotities.

Daarna is de verhuur In Verhuur.

Inchecken (terugkomst). Kies Materiaal Inchecken en leg op dezelfde manier de eindmachineuren, de terugtoestand, het brandstofniveau, de checklist, aankomstfoto's en retournotities vast. Is er schade of onderhoud nodig, kies dan Vereist Onderhoud. De verhuur wordt Teruggebracht. Met Verhuur Voltooien rond je haar af (alleen vanaf Teruggebracht).

Een handtekening van de klant is optioneel: je kunt de verhuur afronden zonder. Uit de gegevens maakt Tembo een verhuurinspectiedocument met vertrek en terugkomst, machineuren en brandstof. De statusgeschiedenis onderaan toont wie wat wanneer deed.

Zie je Materiaal is … Geen in-/uitchecken beschikbaar, dan staat de verhuur in een status waarin dat niet kan: bijvoorbeeld uitchecken kan alleen vanaf Concept, inchecken alleen vanaf In Verhuur.

Machinemodellen opzoeken

Onder Machinemodellen zoek je een model op modelnummer, en filter je op Merk, Type en Status. In de lijst zie je ook de aliassen (andere benamingen voor hetzelfde model) en hoeveel afbeeldingen en documenten eraan hangen. Open een model voor de details, de afbeeldingen en de documenten, zoals een handleiding of onderdelenboek. Het portaal toont dit alleen; wijzigen doet het kantoor onder Machine Modellen (zie Machinemodellen).

Instellingen en beveiliging

Onder Instellingen beheer je je PIN: een code van 4 tot 6 cijfers waarmee je snel van profiel wisselt op een gedeeld toestel. Je moet bij het wijzigen je huidige PIN invullen, en de nieuwe moet anders zijn. De PIN is alleen voor het wisselen van profiel. Voor de beveiliging van je account gebruik je Wachtwoord wijzigen. Is de PIN vergeten, dan stelt de beheerder hem opnieuw in via Personeel (zie Gebruikers en beveiliging).

In het profielmenu staat Naar Admin, waarmee je naar het kantoorscherm wisselt. Dat werkt alleen als je account daar ook toegang toe heeft.

Wat mag een technieker standaard?

De beheerder stelt dit in onder Instellingen → Technieker Portaal Rechten. Dit zijn de standaardwaarden, die per technieker kunnen afwijken (zie Gebruikers en beveiliging):

Een technieker ziet dus standaard geen prijzen. Dat verklaart waarom een technieker een bedrag niet ziet dat het kantoor wel ziet.

Openingstijden. De beheerder kan het portaal buiten bepaalde uren sluiten. Standaard staat dit uit. Staat het aan, dan zijn de voorbeeldwaarden 08:00 tot 17:00 op maandag tot vrijdag in de tijdzone Europe/Amsterdam, met een eigen boodschap voor wie buiten de uren aanmeldt. Dit kan per technieker anders. Buiten de uren zie je Portaal Gesloten.

Een probleem oplossen