Een leveranciersprijslijst importeren

Je leverancier stuurt nieuwe prijzen voor cabinefilters. Je wilt die in Tembo gebruiken zonder elk artikel afzonderlijk in te voeren. Deze werkwijze volgt één bestand van upload tot eindcontrole.

De import legt leveranciersinformatie vast, koppelt bestaande onderdelen en kan ontbrekende producten aanmaken. Je kiest eerst wat voor soort lijst je importeert: een onderdelenlijst, een brutoprijslijst of jouw eigen prijslijst. Het importscherm toont of de verkoopprijs mee verandert, en je kunt dat per import uitzetten. Een prijslijstimport boekt geen voorraad en plaatst geen bestelling.

Voordat je begint

Controleer welke leverancier, valuta en prijsafspraken bij het bestand horen. Weet je niet zeker of deze leverancier jullie verkoopprijzen mag bepalen? Stem dat af met de inkoper vóór je importeert. Alleen een leverancier met Gebruiken als Prijsbron bij Prijsconfiguratie kan verkoopprijzen bijwerken.

Gebruik een bestand met kolomkoppen. CSV, TXT, XLSX en XLS zijn ondersteund, tot 500 MB. Bij Excel wordt alleen het eerste werkblad gebruikt. Bewaar artikelnummers als tekst zodat voorloopnullen behouden blijven. Gebruik bedragen met een punt als decimaalteken en zonder valutateken of duizendtalscheiding, bijvoorbeeld 34.50.

In dit fictieve voorbeeld staan bruto én netto al in het bestand:

Voor het eerste filter is de brutoprijs € 34,50 en de netto-inkoopprijs € 20,70. Dat is 40% leverancierskorting. Bruto en netto betekenen hier vóór en na leverancierskorting; gebruik die woorden niet als aanduiding voor inclusief of exclusief btw. Controleer de prijsbasis bij de leverancier.

Je eigen bestand heeft misschien andere kolomnamen. Dat is prima: je gaat aangeven wat elke benodigde kolom betekent.

1. Open de import en kies het soort lijst

1. Open Leveranciers en kies de leverancier die het bestand heeft gestuurd.
2. Kies Importeren bij de prijslijst. Het venster Prijslijst importeren opent.
3. Kies onder Soort lijst wat voor bestand je hebt.

Zolang je geen soort hebt gekozen, kun je geen bestand uploaden. Heb je bij deze leverancier eerder een bestand geïmporteerd, dan staat het soort van die import al geselecteerd; controleer of dat nu ook klopt.

Het voorbeeld hieronder is een nettoprijslijst: bruto én netto staan in het bestand.

Resultaat: het soort lijst is gekozen en het uploadvak is actief. Kies je later toch een ander soort, dan leest Tembo hetzelfde bestand opnieuw; je hoeft het niet nog eens te uploaden.

2. Upload bij de juiste leverancier

1. Sleep het bestand naar het uploadvak of kies het via de bestandskiezer.
2. Wacht tot je bestand verschijnt onder Kolommen.

Resultaat: het bestand is klaar voor controle. Er is nog niets geïmporteerd. Tembo vult per kolom een voorstel in; importeerde je eerder een bestand met dezelfde indeling bij deze leverancier, dan wordt die keuze hergebruikt.

3. Controleer hoe het bestand is gelezen en wat er in elke kolom staat

Boven de kolommen staat een kader dat zegt hoe het voorstel tot stand kwam:

Twee knoppen staan in het kader. Laat AI het opnieuw lezen vraagt een nieuw voorstel aan AI; aanpassingen die je al deed, vervallen daarbij. Terug naar voorstel staat er alleen na een aanpassing en zet de kolommen terug. Kon AI het bestand niet lezen, dan zegt het kader dat de kolommen aan hun titels zijn herkend. In Recente imports op de leverancierspagina zie je later per import het soort lijst en de leesmethode terug.

Boven elke kolom van je bestand staat een keuzelijst. Controleer voor dit voorbeeld:

Laat kolommen die je niet nodig hebt op Niet gebruiken. Merk, categorie, bestelcode van de leverancier, EAN, gewicht en vervangende nummers kun je ook kiezen wanneer ze in het bestand staan; zie de naslag.

Welke keuzes je ziet, hangt af van het soort lijst: bij een onderdelenlijst zijn er geen prijskolommen, bij een brutoprijslijst alleen Brutoprijs, en bij een nettoprijslijst nettoprijs, brutoprijs, Korting % en Kortingscode.

Bij een nettoprijslijst leidt Tembo uit de gekozen prijskolommen af hoe de aankoopprijs wordt bepaald en toont dat in één zin: een nettoprijs wordt overgenomen, een brutoprijs heeft een Korting % of Kortingscode nodig. Koppel een kortingspercentage nooit aan de nettoprijs: 40 betekent dan iets heel anders dan 20.70. Staat er alleen een brutoprijs in je bestand? Kies dan bij stap 1 Brutoprijslijst.

Controle: onderdeelnummer, omschrijving en de prijskolommen zijn gekozen, en er staat geen rode melding onder het voorbeeld.

4. Lees het voorbeeld als een collega

Onder Zo komt het in Tembo zie je de eerste regels zoals ze worden opgeslagen. Het onderdeelnummer wordt de producttitel én de SKU; de omschrijving wordt de productomschrijving én de variantnaam. Dat is vast en hoef je niet te kiezen.

• Is het onderdeelnummer volledig, met eventuele voorloopnullen?
• Staat de omschrijving bij het juiste onderdeel?
• Is de aankoopprijs de netto-inkoopprijs, en niet de brutoprijs?
• Zijn de kolommen echt gescheiden, of staat de hele regel nog in één kolom?

Het scherm toont slechts de eerste regels. Controleer ook in het bronbestand een artikel verderop en een artikel met een afwijkend nummer of prijsformaat.

Staat de hele regel in één kolom, of lukt het lezen niet? Stel dan de bestandsindeling in bij Importinstellingen van de leverancier; zie de naslag.

Verkoopprijzen

Onder het voorbeeld staat of de import verkoopprijzen verandert. Bij een prijsbron met brutoprijzen staat Verkoopprijzen bijwerken standaard aangevinkt:

• Verkoopprijzen bijwerken aangevinkt: de verkoopprijs wordt de brutoprijs uit het bestand. Het voorbeeld toont dan een kolom Verkoopprijs. Een leverancier met hogere prijsprioriteit gaat wel voor.
• Vink je het uit, dan blijven verkoopprijzen bij deze import ongewijzigd. Het vinkje staat bij elke nieuwe import weer aan.
• Geen vinkje maar een melding? Dan is de leverancier geen prijsbron, of heeft het bestand geen brutoprijs. Verkoopprijzen blijven dan sowieso gelijk.

Twijfel je bij een gedeeltelijke lijst of actieprijzen? Vink het uit en importeer alleen de inkoopgegevens.

Ga pas verder wanneer de getoonde nummers, omschrijvingen en prijzen kloppen, en je bewust hebt gekozen of verkoopprijzen meeveranderen. Verkeerd bestand? Kies Bestand vervangen.

5. Start de import en wacht op de eindstatus

Kies Importeren. Het venster sluit en Tembo meldt Import gestart. Het bestand wordt op de achtergrond verwerkt; die melding is nog geen bewijs dat alle regels gelukt zijn.

Volg de import op de leverancierspagina. Je kunt later naar die pagina terugkeren om de status te bekijken.

Een nieuwe poging is geen ongedaanmaking van de vorige. Bewaar de bestandsnaam en de foutmelding voor de collega die het probleem opvolgt.

6. Controleer prijzen én producten

1. Zoek CAB-FLT-100 in de leveranciersprijslijst. Controleer bruto 34.50, netto 20.70 en het gekoppelde artikel.
2. Open hetzelfde product en controleer SKU, variantomschrijving en leverancier bij Sourcing.
3. Controleer de verkoopprijs op de variant én de synchronisatiestatus van de prijslijstregel. Een geslaagde import is niet hetzelfde als een geslaagde prijswijziging. Een andere leverancier met hogere prijsprioriteit kan de prijs bepalen.
4. Controleer ook een nieuw artikel en een bestaande regel waarvan de prijs veranderde. Een nieuw product kan nog zonder verkoopprijs of voorraadinrichting staan. Onvolledige gegevens kunnen een concept opleveren dat nagekeken moet worden.

Je bent klaar wanneer de eindstatus is beoordeeld, fouten een eigenaar hebben en de gecontroleerde artikelen de verwachte gegevens tonen. Laat de inkoper weten welke prijzen bruikbaar zijn en welke regels nog aandacht vragen.

Wat gebeurt hierna?

Een nieuwe prijslijst geeft de inkoper informatie om te bestellen. Volg Voorraad bijbestellen voor een echte bestelling. Zijn goederen al aangekomen? Gebruik Een levering ontvangen.

Wil je weten waarom een prijs gelijk bleef, hoe kortingscodes werken of welke velden worden gebruikt? Open Prijslijst: velden, instellingen en problemen.