Producten en varianten aanmaken

Deze werkwijze legt uit hoe je een onderdeel (wisselstuk) correct aanmaakt in Tembo: welke naamgeving je gebruikt, wanneer je varianten nodig hebt, hoe je de SKU en barcode invult, en wat je na het aanmaken nog moet afwerken zodat het onderdeel vlot vindbaar, verkoopbaar en bestelbaar is. De gids is geschreven voor balie- en magazijnmedewerkers; je hebt geen technische voorkennis nodig.

Wanneer maak je een product handmatig aan?

Handmatig aanmaken doe je vooral in deze gevallen:

• Het onderdeel staat op geen enkele prijslijst van je leveranciers (occasie- of tweedehandsonderdelen, eenmalige stukken).
• Je hebt het onderdeel nu meteen nodig op een order of serviceorder en kan niet wachten op de volgende import.
• Een automatisch aangemaakt product moet je verbeteren (bijvoorbeeld de titel of omschrijving aanvullen — zie de FAQ onderaan).

De huisconventie voor onderdelen

Zo staan onderdelen in de catalogus, en zo maak je nieuwe onderdelen ook aan:

Waarom zo?

• Titel = artikelnummer: aan de balie zoek je vrijwel altijd op nummer. Klanten en werkplaats geven je een artikelnummer, geen productnaam.
• Omschrijving in de variantnaam: zo zie je op orders en serviceorders zowel het nummer (producttitel) als wat het is (variantnaam).
• SKU = artikelnummer: de SKU is de sleutel waarmee prijslijstimports en prijssynchronisatie het onderdeel herkennen. Een fout of afwijkend nummer breekt die koppeling.
• Eén variant per onderdeel: elk artikelnummer is één product met één variant. Dat is de regel voor de hele catalogus.

Artikelnummers verschillen per fabrikant en dat is prima: zuivere cijfers (86551522), met letterprefix (P550081, BN68900) of met schuine streep (26/181-215, 123/10837710). Neem het nummer altijd exact over, inclusief leestekens.

Wanneer gebruik je wél meerdere varianten?

Voor onderdelen is dit de uitzondering. Meerdere varianten gebruik je alleen als één en hetzelfde artikel in meerdere uitvoeringen bestaat die elk een eigen SKU en prijs hebben en die je samen wil tonen — bijvoorbeeld werkhandschoenen in maten S/M/L/XL, of een slang die je per lengte verkoopt. Heeft elke uitvoering gewoon een eigen fabrikantnummer (wat bij wisselstukken bijna altijd zo is), maak dan aparte producten aan volgens de conventie hierboven.

Voorbereiding

Zorg dat je dit bij de hand hebt voor je begint:

• Het artikelnummer van de fabrikant (exact, met leestekens).
• Een korte, duidelijke omschrijving in het Nederlands (bijvoorbeeld "Brandstoffilter", "KOPLAMP").
• De verkoopprijs in euro.
• De EAN/barcode, als die gekend is (staat vaak op de verpakking).

Controleer daarna eerst of het onderdeel al bestaat:

1. Ga in het menu naar Producten.
2. Zoek op het artikelnummer.
3. Vind je het product al? Werk dan het bestaande product bij in plaats van een nieuw aan te maken.

Stap voor stap: een onderdeel aanmaken

Het aanmaakvenster "Product aanmaken" heeft vier tabbladen: Details → Organiseren → Varianten → Voorraadsets. We doorlopen ze in volgorde.

Tabblad Details

1. Ga naar Producten en klik op Aanmaken.
2. Vul bij Titel het artikelnummer in, bijvoorbeeld 92247264. Negeer de hint over zoekmachines — voor onderdelen is het nummer de juiste titel.
3. Vul bij Beschrijving eventueel de omschrijving van het onderdeel in (optioneel, maar handig bij het zoeken).
4. Laat Handle leeg — die wordt automatisch aangemaakt op basis van de titel.
5. Laat Ondertitel en Media leeg; die gebruiken we niet voor onderdelen.
6. Laat de schakelaar "Ja, dit is een product met varianten" uit staan. Je ziet de toelichting "Wanneer uitgeschakeld, maken we een standaardvariant voor u aan" — precies wat we willen: één standaardvariant.
7. Ga verder naar het tabblad Organiseren.

Tabblad Organiseren

8. Laat Korting mogelijk aan staan (standaard), zodat kortingen op het onderdeel toegepast kunnen worden.
9. Laat Type, Collectie en Tags leeg; die gebruiken we niet voor onderdelen.
10. Laat Verkoopkanalen op de standaardinstelling staan.
11. Laat Categorieën leeg, tenzij je weet welke kortingsklasse het onderdeel moet krijgen (zie hieronder).

Tabblad Varianten

Omdat de variantenschakelaar uit staat, zie je hier één rij voor de standaardvariant.

12. Vul bij SKU exact hetzelfde artikelnummer in als de titel, bijvoorbeeld 92247264. Krijg je de foutmelding "SKU moet uniek zijn.", dan bestaat het onderdeel al — stop en zoek het bestaande product op (zie FAQ).
13. Vul bij EAN of Barcode de streepjescode in als je die kent. Dit veld is vandaag bijna nergens ingevuld in de catalogus, maar het loont: de prijssynchronisatie herkent onderdelen ook op EAN en barcode, en scannen aan de balie wordt mogelijk.
14. Laat Voorraad beheren aan staan (standaard) — zo houdt Tembo de stock van het onderdeel bij.
15. Laat Backorders toestaan op de standaardinstelling staan.
16. Vul bij Prijs de verkoopprijs in euro in, bijvoorbeeld 34,50. De catalogus werkt uitsluitend met EUR.

Tabblad Voorraadsets

17. Sla dit tabblad over. Voorraadsets zijn alleen nodig voor samengestelde artikelen (kits) — niet voor gewone onderdelen.

Opslaan en publiceren

18. Sla het product op en zorg dat de status Gepubliceerd is (niet Concept) — alleen gepubliceerde producten zijn bruikbaar op orders en serviceorders.

Na het aanmaken: het product afwerken

Na het opslaan kom je op de productdetailpagina. Daar werk je het onderdeel af met de onderstaande stappen. Let op: een aantal van deze kaarten zijn maatwerk en tonen hun teksten in het Engels, ook al staat je dashboard in het Nederlands.

Variantnaam invullen

De standaardvariant krijgt automatisch een naam. Volgens de huisconventie hoort daar de omschrijving van het onderdeel te staan.

19. Open de variant op de productdetailpagina en wijzig de variantnaam naar de omschrijving, bijvoorbeeld FILTER, CABINE.

Merk toewijzen (Variant Brands)

Het merk hangt in Tembo aan de variant, niet aan het product. Je stelt het in via de kaart "Variant Brands" onderaan de productdetailpagina.

20. Scrol naar de kaart "Variant Brands" en zoek je variant (zoekveld "Search variants...").
21. Klik in de kolom Actions op "Edit Brand".
22. Kies in het paneel "Edit Variant Brand" het juiste merk in het veld "Variant brand" (bijvoorbeeld New Holland, Case IH, Claas of Fendt) en klik op "Update Brand". Je ziet de bevestiging "Variant merk succesvol bijgewerkt".

Zolang een variant geen merk heeft, toont de kaart "No brand assigned". Veel oudere producten in de catalogus hebben nog geen merk — voor nieuwe onderdelen is dit de correcte manier om het merk vast te leggen.

Leverancier koppelen (Sourcing)

De kaart "Sourcing" bovenaan de productdetailpagina toont per variant welke leveranciers het onderdeel kunnen leveren, met hun kostprijzen. Die koppeling is nodig zodat inkoop werkt: vanuit deze kaart voeg je het onderdeel met één klik toe aan een inkooplijst (concept-inkooporder) — je kiest een aantal en een type (stock, rush of bulk) en ziet de bevestiging "Item toegevoegd aan inkooplijst.".

De leverancierskoppeling ontstaat normaal automatisch via de prijslijstimport van je leverancier. Staat het onderdeel op geen enkele prijslijst, dan blijft de Sourcing-kaart leeg; de koppeling wordt dan beheerd vanuit het leveranciersgedeelte.

Magazijnlocatie (Bin Location)

23. Wijs in de kaart "Bin Location" (rechterkolom van de productdetailpagina) een magazijnlocatie toe aan de variant: zoek de bincode via "Search bin code..." en selecteer de juiste bin. Zo weet iedereen aan de balie meteen waar het onderdeel ligt.

Voorraad boeken

24. Boek na het aanmaken de beginvoorraad van het onderdeel op de juiste locatie.

Uitgewerkte voorbeelden

Drie onderdelen zoals ze volgens de conventie in de catalogus staan (prijzen zijn illustratief):

Merk op: de SKU van je leverancier is in de praktijk hetzelfde nummer als jouw SKU — precies daarom werkt de koppeling tussen prijslijst en catalogus zo goed, en precies daarom moet het nummer exact kloppen.

Veelvoorkomende problemen

Ik krijg "SKU moet uniek zijn." bij het opslaan

Het artikelnummer bestaat al in de catalogus. Maak geen tweede product met een aangepaste SKU (bijvoorbeeld met een suffix) — dan ontstaan er dubbels. Zoek het bestaande product op via Producten en werk dat bij.

Het onderdeel staat er twee keer in

Meestal het gevolg van een handmatig product met een licht afwijkende SKU, waarna een prijslijstimport het nummer niet herkende en een tweede product aanmaakte. Kies het product met de correcte SKU als het te behouden product, verplaats waar nodig voorraad en gegevens, en verwijder het dubbel. Twijfel je? Overleg eerst — aan een product kunnen orders en serviceorders hangen.

Mijn handmatig ingestelde prijs is plots veranderd

Dan staat het onderdeel op een prijslijst van een leverancier met automatische prijssynchronisatie: bij de import is je EUR-verkoopprijs overschreven met de brutoprijs van de leverancier. Dit is verwacht gedrag voor gesynchroniseerde leveranciers. Moet de prijs afwijken van de prijslijst, bespreek dan met de beheerder hoe dat voor die leverancier geregeld wordt.

Ik vind het onderdeel niet terug

• Zoek op het exacte artikelnummer, inclusief leestekens (26/181-215, niet 26181215).
• Zoek ook op de omschrijving (variantnaam), bijvoorbeeld "koplamp".
• Controleer of het product de status Gepubliceerd heeft — concepten zijn niet bruikbaar op orders.

Een automatisch aangemaakt product heeft alleen een kaal nummer als titel

Producten die de prijslijstimport aanmaakt, krijgen soms enkel het artikelnummer als titel en missen een omschrijving (als de CSV er geen bevatte). De titel als nummer is conform de conventie; vul zelf de variantnaam (omschrijving) en eventueel de Beschrijving aan zodat het onderdeel ook op naam vindbaar is.

Moet ik een categorie kiezen?

Nee. De categorieën A tot K zijn kortingsklassen uit het vorige systeem. Laat het veld leeg als je de juiste klasse niet kent.

Gerelateerde vervolgstappen

• Leveranciersprijslijst importeren via CSV — prijslijsten in bulk inladen, inclusief het automatisch aanmaken en prijzen van onderdelen.
• Overzicht werkwijzen — alle stapsgewijze handleidingen.